お役立ちコラム

実は複合機も立派なIT機器です

IT機器といえば、「PC」や「ネットワーク機器」(オフィス内でPC同士を繋ぐ「スイッチ」やインターネットと社内を繋ぐ「ルータ」など)を思い浮かべる方が多いでしょう。一方、「複合機」はITとは縁遠い存在と思われてしまいがちです。ですが、実は複合機も立派なIT機器であり、使い方を工夫すれば業務効率改善の強い味方となるのです。以下ではその具体例などを見ていくことにしましょう。

 

14役の複合機は従業員数49人以下の企業の半数近くが既に導入済み

まずは、全体の状況を俯瞰しておきたいと思います。以下のグラフは従業員数49人以下の企業を対象として、既に導入しているIT関連の機器やサービスを尋ねた結果です。

 

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冒頭ではネットワーク機器の例として「スイッチ」や「ルータ」を挙げましたが、「無線LAN」もかなり普及してきていることがわかります。一方で、複数の拠点間を結ぶ「VPN(仮想プライベートネットワーク)」を導入する企業は少ないようです。クラウド上でファイルを共有できる「オンラインストレージサービス」はスマートフォンやタブレットの普及と共に導入企業が急速に増えつつあります。今後は企業規模を問わず、導入率が高まっていくと予想されます。

 

ここで注目したいのが「複合機」です。上記のグラフにおける「複合機(データ共有機能有)」と「複合機(データ共有機能無)」を合わせると、約半数の企業が複合機を導入していることがわかります。

 

「複合機」とはプリンタ、ファックス、スキャナー、コピーの4つの役割を1台でこなす事務機器を指します。複数の機能を備えたプリンタという意味で「MFP(Multi Functional Printer)」と呼ばれることもあります。昨今では「ペーパレス化」が話題になることも多いため、オフィス内で紙に関わる役割を果たす複合機はIT機器と対極にある古めかしい機器と捉えている方も多いかも知れません。

 

IT活用の観点から見ても、複合機は意外と「芸達者」

ですが、実は複合機も立派なIT機器なのです。多くの複合機はPCやサーバと同じように「OS」を備えています。上記のグラフに挙げた複合機の選択肢のうち、「データ共有機能有」と記載されているものはデータを格納するハードディスクを備えており、ネットワークを介して社内のPCや社外のクラウドサービスと連携することができます。さらに独自アプリケーションを組み込むことが可能な機種もあります。

 

幾つか具体例を挙げてみましょう。

 

【スキャン機能とクラウドサービスを連携して会計システムにデータを送る】

外出や出張の経費を申請する際、「PCで申請内容を入力して紙に印刷し、領収書を添えて提出する」といった手順を踏んでいる企業も少なくないかと思います。ですが、昨今では「領収書を複合機でスキャンするだけで、データが経費精算のクラウドサービスへと送信され、入力内容を読み取って会計システムに取り込んでくれる」という仕組みも既に存在します。

 

【社外からPCやスマートフォンを用いて遠隔でファックス機能を利用する】

また、外出時にファックス送信が必要になった時、PCやスマートフォンから社内の複合機に接続し、PCやスマートフォン内のデータを遠隔でファックス送信できる機能を持つ機種も登場してきています。つまり、社外から遠隔で複合機を操作できるわけです。

 

これらの複合機活用シーンを図示すると以下のようになります。

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つまり、現在の複合機は「紙の世界だけに留まった古めかしい機器」ではなく、「クラウドやスマートフォンと連携して業務効率の改善に役立つIT機器」なのです。

 

実はこうした高度な機能を備えた複合機を既に導入しているにも関わらず、それが十分に活用されていないケースも少なくありません。例えば、「ファイルを複数のPCから閲覧/共有できるようにしたいが、ファイルサーバを導入するのも大変」といった悩みを抱える企業があったとします。もし、この企業がデータ共有機能を備えた複合機を導入していたとすれば、ファイルサーバと同じ役割を複合機に任せることができます。せっかく「芸達者」な複合機があるわけですから、備えている機能をフルに活用した方が得策といえます。

 

皆さんが既に導入している複合機にも「使われていない様々な機能」が備わっているかも知れません。「どのようなことができるか?」を一通り確認してみると良いでしょう。

 

執筆者

iwakami岩上 由高(いわかみ ゆたか)

株式会社ノークリサーチ シニアアナリスト

早稲田大学大学院理工学研究科数理科学専攻卒業後、ジャストシステム、ソニーグローバルソリューションズ、ベンチャー企業数社にて、ユーザ企業に対するIT活用提案の経験を積む。ノークリサーチではこうした経験を活かしたリサーチ /コンサル /講演 /執筆活動などを担当。
著書に「クラウド大全」(共著)(日経BP社)などがある。

http://www.facebook.com/yutaka.iwakami
http://twitter.com/Yuhtan

 

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