お役立ちコラム

Web会議で働き方を変えよう!!

現在、日本の大きな課題の一つとして政府主導で取り組みが行われている「働き方改革」、皆様の企業でも重要な経営課題として、様々な施策を実施されていることでしょう。これまでの日本では、「仕事は決められた時間に会社で行うことが当たり前」のように認識されていましたが、昨今では、在宅勤務や時短勤務といった多様な勤務形態や場所に捉われない働き方を取り入れることが、各企業に求められています。このように、多様なワークスタイルの実現が必要とされる中で、注目を集めているのが遠隔コミュニケーションを実現するWeb会議です。以前は、「音声が途切れる」や「映像がカクカクする」など、使いづらいという印象が強かったWeb会議ですが、最近では回線速度やデバイス性能が向上したことにより、実用性の高いコミュニケーションツールとして活用が進んでいます。

 

本稿では、「働き方改革」を推進する為のインフラの1つとして位置づけられるWeb会議について、解説を致します。

 

Web会議

Web会議とは

Web会議とは、インターネット回線を介して映像・音声のやり取りや資料の共有を可能にするコミュニケーションツールです。パソコンやタブレット、スマートフォンを使用して、時間や場所を選ばずに気軽にコミュニケーションや情報共有を行うことが出来ます。決まった時間に指定の場所にいないと会議に参加できない、といった制約がなくなるとともに、離れた場所にあるオフィスや在宅で仕事をしているスタッフと顔を見ながらコミュニケーションがとれるにようになることから、個々人のワークタイルに適した、様々な働き方を可能にしてくれます。

Web会議では、次のような機能が提供されます。

《Web会議で提供される主な機能》

  • 映像・音声コミュニケーション
  • テキストチャット
  • 資料共有/ダウンロード
  • 画面共有
  • 参加者リスト表示 など

テレビ会議とWeb会議の違い

遠隔地とのコミュニケーションを実現する為の同様の手段に、テレビ会議があります。インターネットが普及する以前に登場したテレビ会議では、拠点間を専用回線で結ぶとともに、会議室に専用機器を導入して専用の環境を作る形となっています。この為、高画質・高音質な映像で通信できるというメリットがある反面、導入費用や運用コストが高額になるとともに、設置された場所でしか利用できないなどのデメリットがあります。
Web会議では、高額な導入費用が必要なことや利用環境が制限されるといった課題を解決できます。Web会議の場合、クラウド型で提供されるサービスを利用するのであれば、自分のパソコンやモバイル端末とインターネット回線さえあれば利用が開始できますし、インターネットに接続できる環境であれば、どのような場所からでも利用することが可能です。

テレビ会議とWeb会議の比較

テレビ会議 Web会議
接続形態 Point to Point(P to P) サーバ&クライアント
接続機器 専用端末 パソコン・モバイルデバイス
利用回線 専用回線、イントラネット インターネット回線
導入コスト 高額

拠点(端末)毎に導入費用がかかる

低額

初期費用が無料のサービスもある

利用環境 専用端末を設置した会議室などに限られる インターネットに接続できる環境があればどこからでも利用ができる
映像/音声品質 専用回線のため安定

高画質/高音質

インターネットの接続環境に左右される

Web会議を利用するメリット

Web会議を利用するメリットとして、次のような点が挙げられます。

 

離れた場所でも顔を見ながら話しができる

メールや電話によるコミュニケーションでは伝えきれない内容も、お互いの顔を見ながらの会話によりスムーズに意思疎通が図れます。表情や反応を見ながらの会話により、コミュニケーションの活性化が図れます。

移動時間やコストを削減できる

出張を伴う会議や本社に集合して実施する研修など、これまで1か所に集まって行うことが必要だったものが、場所を問わずに開催できるようになることで、移動時間や費用を削減することが可能になります。このことは、業務の効率化や生産性向上にも役立ちます。

社内会議だけでなく、プロモーションや顧客サポートとしても活用できる

インターネット回線を使用するWeb会議であれば、社内だけでなく社外の人とのコミュニケーションにも活用できます。例えば、海外への自社サービスのプロモーションや画面を見ながらの顧客サポートの実施など、売上向上や顧客満足度アップにつながる取組にも適用が可能です。

Web会議を導入するには?

Web会議の利用形態には、クラウド型で提供されるサービスを利用する形と、社内にサーバを設置しソフトウェアを購入・インストールして利用する形の2種類があります。それぞれに利点がありますが、初期費用を抑えて手軽に導入したい場合にはクラウド型のサービスを利用する方がお勧めです。クラウド型のサービス利用であれば、最低限以下のものがあればWeb会議の利用を開始することが出来ます。

  • パソコン、またはモバイルデバイス(スマートフォン、タブレット)
  • インターネット回線
  • 映像・音声の入出力機器(パソコンに組み込まれていない場合、Webカメラやマイク・スピーカーが必要)

セキュリティは大丈夫?

インターネットを介して映像や音声をやり取りするWeb会議の場合、情報漏えいのリスクを危惧する方も多いでしょう。企業向けにクラウド型で提供されるサービスの中には、SSL/AESによる暗号化や端末のIPアドレス制限、会議のパスワード設定など、十分なセキュリティ機能を備えているものがありますので、サービスを選ぶ段階でどのようなセキュリティ機能が備わっているのかを確認することが重要となります。同じサービスであっても、プランによってセキュリティ機能に差がある場合が多いので、注意して確認することをお勧めします。
また、会社のセキュリティポリシー上クラウド型のサービスを利用することが不可能な場合は、社内サーバにWeb会議のソフトウェアをインストールし自社内で運用する形をとると良いでしょう。

おわりに

皆様の企業でも、短時間勤務制度やフレックスタイム制度、テレワークの導入など、働き方改革を推進していくにあたって様々な施策が実施されていくことと思いますが、それらを支えるITインフラとして、Web会議は非常に有効なツールと言えます。クラウド型のサービスを利用する形であれば、安価で且つ簡単に導入を行うことが出来ますので、働き方改革の一環として、是非、Web会議を活用してみてはいかがでしょうか?

執筆者

matsumoto松本年史

KSFコンサルティング 代表

https://www.facebook.com/KFScns/

約15年間にわたり、主に外資系IT企業において新規開拓営業に従事した後、経営コンサルタントとして独立。独立前の10年間は、データ分析ソフトウェア(BI/BA)の導入を通じて、顧客企業の意思決定システムやマーケティング自動化システムの構築支援を行う。独立後は、ITコーディネータ/中小企業診断士として、中小企業を中心にコンサルティングを提供。Webマーケティングを含むマーケティング戦略の立案から営業支援まで、顧客企業の売上拡大に向けた取組みを幅広く支援している。2016年4月より、東京商工会議所のWeb戦略パートナーとして活動中。

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