ICT活用実践企業紹介

イントラ内でのWebサイト活用による円滑な情報共有とグループ企業内コミュニケーションの活性化

給食業 X社

イントラネット内における、社内コミュニティポータルサイトの活用による情報共有推進、コミュケーション活性化の事例をご紹介いたします。

企業内コミュニケーションにおける課題

X社はオフィスレストラン、社内食堂、学校給食や病院食等、幅広い領域でフードサービスを展開する他、グループとしても様々な事業に取り組んでいる企業です。

 

本社、営業所に加え、全国に展開する店舗を含む各拠点では、営業、調達、調理、サービス、廃棄など幅広い領域にわたり、多くのスタッフが関わっていますが、企業としての情報共有や相互コミュニケーション、特に各拠点でそれぞれ工夫を凝らしたさまざまな取り組み(例えば季節のメニュー、健康メニュー、販促活動等)が、うまく共有されず、そのノウハウがグループ内で有効活用されないという悩みを現場レベルで持っていました。また同時に、本社ではトップの考えやメッセージを現場にうまく届けられていないというジレンマがあり、上層部からも企業内コミュニケーションへの改善を急ぐ声がありました。

 

そこで、各拠点を結ぶイントラネット内に、職種、立場を問わず自由闊達な意見交換のできるコミュニケーションサイトを設けられないか、という発想で、Webサイトを管理運営する広報チームと営業推進部門がメインとなり、社内コミュニティポータルサイトを構築することが決定しました。

 

■社内コミュニティポータルサイト開発にあたって

まずは多くの企業が利用しているサイボウズ等の実績のあるグループウエアの導入を検討しましたが、情報部門からの要請によるシステム上の制約や、イニシャルおよび運用コスト等の面、また飲食業という業態に適合する欲しい機能がないなど、既存のサービスでは与件に適合するシステムが見つからなかったため、独自に開発することになりました。

 

今回の開発の主たる目標を「日々の業務で活用できる有益な情報のスピーディな共有」、それと「社内コミュニケーションの活性化」、これらを実現することにより、業務改善や新規取り組みの活性化、社員の意識共有、意欲向上に繋げることをゴールとし、システムの設計を行いました。

 

システム図

 

実現にあたっては、以下に挙げるポイントを中心に綿密に検討した形で設計・実装を行いました。

  • 一緒に働いている人の顔が見えること
  • 投稿機能と、Facebook等SNSに見られる「いいね!」に相当する簡易な意思表示・レスポンス機能
  • トピックごとに闊達な意見交換を行うことができるコメント機能
  • 部門カテゴリーと情報カテゴリーによって、所属部門や目的とする情報種別、どちらからでも閲覧しやすい機能
  • 異なる部門間でも共通の情報を参照・利用できること
  • 営業拠点からのアクセスに限定したシステムを構築
  • 社内イントラシステムの社員アカウント情報と連携してセキュリティを確保
  • 社内ドキュメント、レシピなど既存資産の有効な連携活用
  • 社長からのメッセージ(不定期)発信、管理者によるお知らせ発信、サイト投稿記事の審査チェック機能

etc.

■運用開始後の成果と今後の課題

運用開始当初は、やはり掲載されている情報も乏しいため利用や投稿は控えめでしたが、期間を重ねるごとに活用度も次第に増加、広報部門や営業推進部門による地道な社内周知啓蒙活動の甲斐もあって、1年を経過する頃には投稿利用頻度が増大、新規の記事が当日夕方にはさらに新しい記事に埋もれ、最新リストには残っていないほどの活性化に繋がりました。これにより部門間を超えての意見交換やアイディアが集まるなど、今までにはない商品開発やプロモーション施策が実現しているようです。

 

今後の課題としては、「特に評価の高い、活用度の高い記事はできるだけ埋もれず目につくようにしたい」「動画を共有したい」といった要望も社内から挙がるようになり、新機能なども含め今後のバージョンアップも検討中です。

給食業 X社

長田 安正

長田 安正

株式会社アジンコート 代表

90年代以降、大企業から中小企業まで幅広くWebサイトの構築を支援し、延べ500サイト以上の制作やコンサルティングの実績を持つ。 主にWebサイトの集客とサイト価値を高めるためのコンテンツ企画を得意とする。 最近は中小企業に向けたWebマーケティングを主体としたサイト活用を提案中。
2002年ITコーディネータ(認定番号:007882001C)
1990年中小企業診断士(認定番号:210373)

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