ICT活用実践企業紹介

クラウドデータベースアプリの自社製作

製造業 Y社

悩みは最新の情報の共有

広い工場内で大型のプラント機械等を製造した後、納品先で設置や可動試験などをクリアしてから納品が完了するため、納品時期には代表や担当社員が客先へ直行直帰することが多く、数年前から請求書などの書類、図面、スケジュールなどが「どれが最新なのか」が担当者でないと分からなくなることが時々発生し、次第にトラブルが増えていった。

まずはアナログで対応

経営者は、書類や図面の保管場所の一元化、材料や資材の管理サイクルの刷新、スケジュール表の管理方法の刷新、担当者の権限の明確化などのルールを作成し社内で徹底させるなど、アナログ的な改善を実施した。その結果、トラブルがほとんど発生しなくなるなど一定の効果があった。しかし、大きなプラント機械の依頼や遠方のクライアントへの対応で経営者や担当者が長期間不在になる案件が増えてくると、アナログでは対応しきれなくなり、新たな対策の必要性を感じながら数年が経った。

クラウドの発達でITによる対応を決意

アナログでの対応と並行し、Excelで細かな見積りや在庫管理を行うなどITの活用も行っていたが、情報の共有に関しての利用は行う事は無く、また、社外でITを活用することも無かった。そんな中、近年のクラウドの発達によって社内の情報共有が手軽に低価格で行える状況となってきたため、クラウド型データベースアプリの自社製作による情報共有を目指し、kintoneでのアプリ開発を決意した。

kintoneでの一元管理を目指す

社内の課題を洗い出すと
・情報の共有ができていない
・見積りに時間がかかりすぎている
の2点の解決が急務であることが分かり、第一段階として、積算で見積書を作成するアプリを作ることを決め、アプリ設計を開始した。

自社内でkintoneアプリを自作することは初の試みであったため、今後社内で他のアプリも作ることができるのか?、使い勝手は良いのか? など、いろいろな事をひとつひとつ確認しながら見積書、請求書、納品書などの書類作成アプリを、従来の業務に合わせた形で印刷できるように製作し、試行を開始した。

 

積算見積りアプリ画面

積算見積りアプリ画面

 

見積書印刷アプリ画面

見積書印刷アプリ画面

 

第二段階として、kintoneアプリで作成された見積書などの書類や製作物の図面などを案件単位で管理し社内共有するため案件管理アプリを作成し、案件管理アプリへ入力すべき内容や入力タイミングなどのルール作成を行い、試行を開始した。

 

現在、各kintoneアプリを従来の業務と併用する試行の段階であるが、従来の業務に比べ、作業時間の短縮、社外での情報共有について実現でき、満足できる結果となっている。

今後は、日報や社内の連絡の管理、在庫管理、スケジュール管理など様々なkintoneアプリを追加していく予定である。

製造業 Y社

Y社は、企業や行政から、プラント機械、公園設備などを製造、据付、メンテナンスする企業である。十数年前に経営者自らホームページを作成し、自社の技術力や製作物のPRを開始し、近年ではFacebookPageなどのSNSも使用するなど、ITの活用に意欲的な面を持っている

namiki

並木 博(なみき ひろし)

一般社団法人 千葉IT経営センター 登録コンサルタント

なみきIT経営支援オフィス 代表

2013年ITコーディネータ認定(認定番号0103682012C)

 

大手電機メーカー系列会社、放送機器メーカーにPG/SEとして勤務し、官公庁や放送局などの数多くのシステム開発に携わる。その後、ネット通販会社に勤務。販売に関わる全ての業務責任者を兼任し売り上げを入社時の約20倍まで伸ばす。千葉県内の商工会にIT推進員、経営再建支援相談員として勤務し東日本大震災後の中小企業を支援する。現在、東京都や千葉県の小規模事業者を中心に中小企業を支援中。

ICT活用実践企業紹介の
トップへ

ページの先頭へ