ICT活用実践企業紹介

WEBサイトの活用で事務作業時間を大幅短縮

コンサルタント業 X社

X社は神奈川県にある経営コンサルタント事務所です。
生産管理系のコンサルを主な業務として、中小企業の業務改善の支援を行なっています。
また、毎月2から3回程のオリジナルセミナーを開催しています。

課題はセミナー参加者の管理業務

セミナーの申込みはFAXのみで、WEBサイトから申し込み用紙をダウンロードしてもらい、FAXで申し込むという流れでした。
数年前からWEBサイトのメールフォームからも申し込みができるようにしましたが、セミナー専用のフォームではなかったため、使い勝手が悪く、逆に確認処理に時間がかかってしまうという状態でした。当然のことながらFAXからの申込み数は減らず、受講者リストを手入力で作成するという工数を減らすことはできませんでした。
作業は代表一人で行っているので、リスト作成、請求書発行、入金確認までを行うのに非常に手間と時間がかかっていました。
セミナーの申し込み者は多い時で30~50人ほどおり、参加者リストを作成するだけでも数時間かかってしまうこともありました。

WEBサイトの改善も課題の一つ

WEBサイト開設は10年以上前で、少しずつ改修してはいるものの、その場しのぎの対応を行ってきたため、ユーザーにとって使いやすいサイトとは言えない状態でした。モバイル端末の対応もできておらず、改善点が多いという認識を持っていました。
これだけスマートフォンが普及している中、このままではセミナーの集客にも多少なりとも影響が出てくるのではという心配もあり、WEBサイトのリニューアルを決断しました。

新しいWEBサイトに必要な主な要件を以下の4つに絞りました。
・セミナー情報を簡単に掲載(更新)できること
・モバイル端末の閲覧に対応していること
・セミナー情報ページから直接申込みができること
・申込者の情報を簡単にエクセルなどでダウンロードできること
・ランニングコストが極力かからないこと

WEBサイトの仕様決め

ランニングコストのかかる外部のシステムなどは利用せず、WEBサイト上ですべての要件を満たすことができるように、制作会社へ提案を依頼しました。
構築ソフトは、更新が簡単にできることと拡張機能が豊富に用意されていることからWordPressを採用しました。
拡張機能を利用することにより、大幅なカスタマイズを行う必要がなく、すべての要件を満たすことが可能となりました。

構築前に制作会社との仕様決めをきちんと行ったため、制作は順調に進みました。進捗確認、テストを行いながら多少の仕様変更を重ね、約2ヶ月間でWEBサイトは完成し、リニューアルオープンの運びとなりました。

業務の流れも一部変更

今回のリニューアルを機に、FAXからの申し込みを廃止し、すべてWEBサイトから申し込みを行ってもらうように変更しました。
はじめのうちはFAX申し込みについての問い合わせなどもありましたが、現在はそれもなくなり、WEBサイトからの申し込みに集約することができました。

業務改善の成果は…

WEBサイトからの申込み者の情報は管理画面上から確認することができ、ワンクリックでエクセルファイルにダウンロードすることができるようになりました。
あとはそのファイルを簡単に加工するだけで参加者リストが完成。
それまで多い時は数時間もかけてFAXの申込書から手入力でリストを作成していたが、ほんの数分でリストを完成させることができるようになりました。

事務作業時間の大幅な時間短縮ができ、ユーザーにとって使い勝手の良いWEBサイトが完成しました。また、セミナー情報の更新も決まったフィールドに情報を入れるだけで掲載できるようになり、以前と比べ大幅に作業時間を短縮することができました。

今後の展望

第一弾の業務改善は予定通りの効果を出すことができました。今後はさらなる拡張を検討しており、決済機能を追加し入金管理、経理処理の簡略化などもすすめていこうと検討を行っています。
またアクセス解析の導入など訪問者の分析を行うツールを導入したことで、今後は改善を繰り返し、さらなるWEBサイトからの集客を伸ばしていきたいと考えています。

コンサルタント業 X社

“桑原篤史”桒原 篤史(くわばら あつし)

アイバーグ 代表

http://www.aiberg.net/

印刷・サイン業界で約15年、企業ブランドのイメージ戦略、販促支援などの企画営業を経験し、2009年に独立。東京、神奈川、福島県で中小企業、特に小規模事業者を中心にIT導入からWebサイトの企画、構築、運営まで一貫して支援を行っています。

2013年ITコーディネータ認定(認定番号0103672012C)

ICT活用実践企業紹介の
トップへ

ページの先頭へ