お役立ちコラム

すぐに役立つ業務カイゼン「見積もり」編

自社の業務課題、困りごと、貴社はどのように改善に取り組んでいますか。初回は業務カイゼンに取り組んだ会社の例をご紹介します。

「見積もり業務」課題解決の糸口を探しにセミナーに参加

社員規模20名弱の部品輸入商社A役員の悩みは営業担当毎にEXCELで作成している「見積もり業務」を改善したいという思いで14年7月に開催された「社内を変えたITカイゼン活用ノウハウ公開」セミナーに改善の糸口になるのではと参加されました。

 

中小企業の「社内IT」はバラバラ

業務間のEXCELがバラバラ ⇒ データ入力が二重・三重の手間

 

社内の問題点

 

A役員の当初把握していた主な見積もり業務課題として

1.担当者毎にEXCEL又は手書きで管理・・・・担当者不在の問い合わせ等に答えられない。

2.再見積もり依頼があってもが迅速に対応できない・・・・再見積もり時に旧価格で見積ることがある。

3.見積もり情報の一元管理ができていない・・・・今時点の営業状況が紙ベースで確認しないとわからない。

このような課題は業務を問わず貴社にも似たような事があるのではないでしょうか、また課題は把握できているが相談できる相手がいない、システムを検討したこともあるが自社の業務では一部の機能しか使用しない、導入運用コストが高くあきらめた事もあるのではないでしょうか。

 

セミナーで紹介された改善事例から自社でもデキルと直感!

 

「すぐ役立つ業務カイゼン」セミナーでは事例のなかで業務改善の取り組み過程で起きる様々な問題をご紹介し成果に繋がる“ノウハウ”と“気づき”を持ち帰っていただいています。

 

A役員はセミナーに参加して4つの気づきを得たそうです。

1.できる業務から始める・・・・優先する業務から取り組むことができる、無駄なコストをかけなくてもよい。

2.賛同できるメンバーから使い始める・・・・初めから全員で取り組まなくてもよい、スモールスタート。

3.業務の変化に合わせて改善できるツールがあった・・・・自分たちでもできそう、事例ではパートの女性が推進。

4.知らなかった、業務改善を支援してくれる専門家活用制度があった・・・・“東商専門家派遣制度”(無料)の活用。

 

専門家”ITカイゼンパートナー”と改善策を一緒に考える

 

私たち”ITカイゼンパートナー”は3回の訪問で改善策を依頼先と一緒に考え効果がでる仕組みづくりの支援を行っています。3回の支援で効率よく進めるために初回訪問日までに依頼していることが3つあります。

1.課題(業務の困り事、悩み、改善したいこと等)の書き出し・・・・EXCELと手書きでの属人化した見積もり業務。

2.現状業務の流れを説明ができる準備・・・・見積もり~受注~発注、営業3人で電話と訪問で対応している等。

3.会社、製品パンフレット・・・・取扱製品や顧客、発注先等の理解するために活用。

今回の支援では初回訪問から具体的な説明をAさんからお聞きし見積もり業務に関係がありそうな周辺業務も併せて内容をヒアリングすることで双方が把握していなかった事にも気づき、内容によっては社長及び関係者にも参加していただき困り事の共有確認、今後の対策と取り組み範囲、優先度、成果物、改善作業における役割などを確認し社長の賛同も得て取り組むことにしました。

 

3STEPでできる!「見積もり業務カイゼン」支援内容

 

支援イメージを掴んでいただくため3回の今回の支援活動を簡単にご紹介いたします。

STEP1:初回訪問で現状の業務内容を確認し改善後の業務イメージの共有とカイゼンツールの紹介。

⇩   2回目訪問までの間は双方でメール、電話等で不明点等の解消を行う。

STEP2:2回目訪問で「新見積もり」プロトタイプを提供、過不足機能の確認。

⇩   3回目訪問まではプロトタイプを試用運用、業務に係わる取引先、商品マスターの整備・登録を行う。

STEP3:3回目訪問で前回確認した改善内容を反映した完成版の検証を行い運用開始。

現在は見積もり業務と連携させる受注~発注業務の改善に取り組んでいる。

 

7月27日開催セミナーで実践「カイゼン事例」を紹介!

 

“すぐに役立つ業務カイゼン”は必要な業務から取り組むことでコストとリスクを軽減することができます。またIT活用のノウハウ不足も専門家派遣制度(無料)の活用でIT専門家のいない中小企業にとってはとても便利な制度ですので是非ご活用ください。次回7月27日開催セミナーでは詳細なカイゼン取り組み内容をご紹介いたしますので是非ご参加ください。きっと貴社業務の改善につながる気づきとヒントが見つかります。

 

 

参加下記URLからお申込みください。

https://www.tokyo-cci-ict.com/seminar/201506-05/

 

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