お役立ちコラム

経営者は部下のExcel使い過ぎに気を付けましょう

個人企業から大手企業まで、マイクロソフト「Excel」は企業の業務遂行にとって欠かせないツールになりました。数字の集計にとどまらず、データベースの管理、作業指示や作業の管理、書類の作成など様々な業務現場でExcelは活用されています。現場要員だけで様々なデータ処理が自由に行えるExcelはとても便利なツールです。

 

 

ところが、そのExcelがあまりに現場に浸透してしまったことで、かえって業務効率化が滞っている企業が目立つようになってきました。企業のExcel利用のどこに落とし穴があるのかを紹介したいと思います。

1.ミスの発見が難しい

Excelは表計算ソフトのため、基本的な計算式設定や数値入力はセル単位で行います。そのため一般的な業務システムと異なり、外からは計算式や入力項目が適切か判断しにくいという弱点を持っています。とくに素人が作ったものはルール設定が整理されていないことも多く、明らかに異常な値が出ない限りは間違ったデータ入力や計算をしていてもわかりにくいという問題を抱えています。そのことが結果的に誤った業務処理を誘発するといったこともよく起こります。

2.属人性が強い

Excelは簡単に使えるので、開発も利用者自身が行うことが多いです。利用者にとってはその方が使い勝手もよく自由度も高いのですが、その反面当事者でないと中身がよくわからないといったシステムが出来上がってしまいがちです。当事者が異動したり、病欠したりすることで当該システムを誰もさわることができなくなり、業務が滞ってしまったといこともよく聞きます。

3.業務システムの設計がおろそかになる

ERPパッケージや業務パッケージを使って業務システムを開発しようとすると、標準では不足している機能がでてくることがよくあります。それをExcelの利用でカバーしている企業がいます。とくに大企業の現場システムなどでその傾向が顕著です。この一見便利そうな仕組みですが、このことがかえって間接業務要員の無駄な業務工数を増やしていることがよくあります。しっかりした一貫システムを作れば無理なく業務指示ができるのに、データ変換やデータ加工などの余分な作業が必要となり、気が付いたら残業の山となっている職場もあります。

4.内部統制が機能しない

本来であれば、会社の情報の流れは情報システム部門が全体把握しているべきです。それが内部統制の基本的な考え方です。ところが、現場独自のExcel利用が進み過ぎると、情報システム部門が現場の情報利用の実態を把握して管理することができなくなります。この状態では適切なリスク管理もできないばかりか、何か問題が起きた時も原因究明に支障が出る可能性もあります。

5.情報流出の危険性がある

最近いくつかの部品会社で体験したことですが、大企業の工程管理部門から正規の発注情報とは別に、補足の作業指示データがExcelファイルで送られてくるケースがありました。中には個人情報を含んでいるファイルをパスワードなしのメール添付で送ってくる大企業もありました。外部に出す作業データを情報システムで作る程度ならそれほど工数もかからないと思いますが、おそらく情報システム部門の関与を煩わしく感じた現場が独自判断で実施しているものと想像されます。もしも情報流出事故がおきたらどうするのでしょうか?

 

 

こうした現場での過度なExcel依存は、企業活動の効率化観点やリスク管理観点からも注意が必要です。しかしながら、IT素人の経営者だけでは問題点をみつけることができない可能性があります。もしも貴社で上記にあげたような心配が感じられるようであれば、対策相談にのりますのでICTスクエアまでお気軽にご連絡ください。

 

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