お役立ちコラム

クラウドPBXって何?

はじめに、現在多くの企業で利用されているビジネスフォンについて。

PBX【 Private Branch eXchange 】とは構内電話交換機のことで、会社の代表電話にかかってきた電話を複数の人が受けられるようにしたり、内線をかけたりする制御機能があります。

自宅の電話は1回線を親機と子機でしか受信できませんが、会社では複数の回線からかかってきた電話を複数の人で取り合うことができます。電話回線番号と内線番号と電話機ごとの制御をしているのがPBXの役割です。

会社の電話線の引き込み元に設置されていると思います。

 

 

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今までのこの方法のデメリットとして、個々に電話線が必要でデスクのレイアウト変更や、人の異動の度に、メンテナンスサポートを依頼している会社に変更を依頼する必要がありました。

 

実際の業務的には、会社の代表回線、部署の代表回線など、複数の担当者が共有の外線番号を利用することから、社内で外線を受けた人が担当の人に電話を回す作業が必要で、電話をかけてくれた人をお待たせする時間が発生、電話を受けた人も担当の人につなぐ時間、不在の場合に伝言メモを記入、デスクに置くなど、また折り返しが必要なのか電話があったことを伝えるだけで良いのかの判断も必要で、伝言忘れも発生することもあると思います。

 

この電話を他の人に回す作業については、各自に外線番号を付与することで解決するのですが、従来の方式では費用負担も増え、多くの中小企業がなかなか手を出せずにいることと思います。

 

また、このPBXは機種も豊富でランクにより、IP電話との共用、離れた拠点間の内線化、携帯電話の内線化(携帯電話をビジネスフォンとして登録が出来るため外出先でも内線扱いで通話料金がかからない)など多くの機能を保有しています。

多くが100万円以上と高額であるのですが、年数経過ともに入れ替える必要があり、接続可能なビジネスフォン本体も変わるので、PBXと社内電話総入れ替えが必要になることもあります。

この電話回線を制御するPBX機能をデータセンターに設置している大型のサーバコンピュータで行ってしまおうと言うのが「クラウドPBX」です。

インターネットを利用して、管理画面に入り、各電話機の制御設定を変更することも可能です。

 

社内の電話回線は今までの電話回線を利用するのでなく、LAN回線や携帯回線を利用します。

大手3キャリアと言われるNTT(NTTコミュニケーションズ)、KDDI、ソフトバンク共にサービスに対応されており、代理店などの扱いも増えてきたようです。

社内の電話回線が無くなり、LAN回線のみになるので、デスクのレイアウト変更時に、電話配線変更を業者に依頼する必要もなくなります。

 

スマートフォンを従来のビジネスフォンの代わりにすることも出来るため、机の上のビジネスフォンのスペースが無くなるという小さなメリットもあります。

スマートフォンを利用しても、アプリの利用により、携帯番号でなく通常回線番号での送受信、代表電話の受発信や内線転送なども行うことができます。

留守電が伝言メモの代わりになり、着信履歴が残るのでいつどこから自分宛に電話があったのかを確認することが出来るので伝言の必要もなくなります。

営業時間外のメッセージ対応による着信拒否なども可能です。

 

デメリットとしては、従来の電話回線の方が、音質が良いと言う事。

社内で携帯電話の利用も増えており、1部署でも携帯電話を内線化して使いたいと言うニーズがあれば利便性を重視し、クラウドPBXへの変更を検討されてみることをお勧めします。

 

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<クラウド型PBXに変更された企業事例>

PBXの耐用年数超過に伴い、従来型のPBXからクラウド型に変更し、総務経理など管理部門含めて、デスクの電話(約40台)をすべてスマートフォンに最近変更された企業がありました。

 

検討時に見積金額で年間費用を比較すると、リースで購入してしまう従来型の方が安価でした。

スマートフォンに変更し(社員の私物利用ではなく会社負担)、それぞれに電話回線番号(東京なら03-xxxx-xxxxの番号)を個別に付与することにより、従来の電話取り次ぎを無くし、将来的にフリーアドレス型オフィスへの移行と言うワークスタイルの変更を取るのか、慣れという安定とコストを取るのか、とても悩まれていましたが、将来を見据えて変更を選択されました。

 

当初の移行時に、不慣れな転送方法やスマホの初期不良など小さなトラブルはありましたが、当初より移行時には少々混乱があるものと言う経営側の判断もあり、設定の見直し等も行いつつ、新しい運用ルールを作りながら、無事に移行。

何よりも電話の取次ぎが減り、お取引先に掛け直していただくことが激減。

若いスタッフの電話の取次ぎ時間が減り、共用電話帳の利用で内線表が不要になり、会社全体で見ると、ワークスタイルの変化ともいえるぐらいの業務効率化を図ることが出来たようです。

また、費用も通話料金の減少により、当初の試算より安く収まっており、従来型のPBXを入れたのと大差ないとのこと。

 

業種、業態によりすべての企業が適しているとは言えませんが、PBXの入れ替え検討時に、選択肢の一つとして考慮してみても良いのではないでしょうか。

 

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