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今何をやればよいのか?マイナンバー<最終回>

今何をやればよいのか?マイナンバー <最終回>

 

2016年1月より、マイナンバーの利用がスタートしました。まだ大半の企業が、従業員からマイナンバーを取得し保管している状態かと思いますが、3月から4月にかけての従業員の退職・入社などに伴い、マイナンバーを実際に利用する局面が増えてくるものと思われます。前回<1月編>で説明した通り、マイナンバーの利用に際しては、記載・提出・保管時にそれぞれ注意しなければならないポイントがありますので、しっかりポイントを押さえながら、マイナンバーを利用するように心掛けてください。

今回は、本コラムの<最終回>として、企業にとって「今後永続的にやるべきこと」について説明したいと思います。

 

1.支払調書先(個人事業主)からのマイナンバー取得

多くの企業で従業員のマイナンバーを昨年取得していると思われますが、これ以外に、税分野では「個人事業主である支払調書先」がある場合には、支払調書先からマイナンバーを取得する必要があります。

従業員の場合と同様に、本人確認(番号確認と身元確認)を行った上でマイナンバーを取得して、支払調書に記載する必要がありますが、実際には平成28年分から「報酬・料金・契約金及び賞金の支払調書」などにマイナンバーの記載が求められることから、多くの企業では今年一杯くらいを目途にマイナンバーを取得する予定のようです。

従業員の場合と異なり、支払調書先の場合は「面識がない」「会う機会がほとんどない」「遠隔地である」などの理由から、本人確認やマイナンバーの取得が困難であり、なかにはマイナンバーの提出を拒む方もいらっしゃるかもしれません。

そこで、個人事業主である支払調書先の場合は、以下のようなメールや郵送による、簡易的な本人確認方法が認められています。

 

<支払調書先(個人事業主)の本人確認方法>

継続して取引を行っている顧客から個人番号の提供を受ける場合、顧客に対して個人番号の提供を依頼する「書面・メール」を送付し、顧客がその書面に通知カード等のコピー・画像データを「貼付・添付」して返送する方法が可能です。

その場合、番号確認は、通知カード等のコピー・画像データで確認します。

身元確認は、依頼書に印字された住所・氏名と、通知カード等のコピーに記載された住所・氏名が一致していることを確認します。

留意点として、企業が作成した依頼書・メール文が、顧客から返信される必要があり、依頼書・メール文に、顧客の住所・氏名を印字・記載することが前提となります。

マイナンバー

 

2.従業員の退職・異動対応

従業員が退職した場合には、法定保存期間を経過後、速やかに退職者のマイナンバーを削除・廃棄する必要があります。法定保存期間は、税分野で概ね7年間、社会保障分野で概ね2年間ですが、期限到来までの間、期限管理をしっかり行わなければなりません。

そのためにも、従業員ごとの「マイナンバー管理台帳」を作成し、退職や移動などがあれば都度記載し、退職後2年後または7年後の該当日を明確化して、期限到来時のマイナンバー削除・廃棄に備える必要があります。

退職後の期限管理を一律で実施しなければならないので、退職者用の管理台帳を別途作成するなどして、期限到来時の削除・廃棄に漏れがないように工夫しましょう。

マイナンバー2

 

<マイナンバーの削除・廃棄方法>

マイナンバーを削除する場合や、電子媒体等を廃棄する場合には、削除又は廃棄した記録を保存する必要があります。特に、削除・廃棄作業を外部業者に委託する場合には、委託先が確実に削除・廃棄したことについて、証明書等により確認しなければならないので、注意してください。

また、マイナンバーが記載された書類等を廃棄する場合、焼却又は溶解等の復元不可能な手段を採用する必要があります。(該当箇所のマスキングでも可)

マイナンバーが記録された機器及び電子媒体等を廃棄する場合には、専用のデータ削除ソフトウェアを利用するか、又は物理的な破壊等により、復元不可能な手段を採用しなければなりません。

 

3.事務取扱責任者・担当者の異動

事務取扱責任者および担当者の異動時には、マイナンバーの適正な取扱いがしっかり引き継がれるように、細心の注意を払う必要があります。マイナンバーに関する「取扱規程」や本人確認・安全管理措置について「マニュアル」などを、多くの企業で既に策定されていると思いますが、これらの文書化が効果を発揮する最大の局面が、事務取扱責任者・担当者の「引継ぎ」です。

従って、もし現時点で十分な取扱規程・マニュアルが作成されていない場合は、今のうちに引継時に耐えうる内容の文書化を進めておく必要があります。

また、事務取扱責任者および担当者は、マイナンバーを厳格に管理し取扱う責任を担うことになり、番号法による以下罰則を受けるリスクを負うことになります。引継時には、マイナンバー研修を基礎と実務の両面からしっかり行うとともに、「秘密保持の誓約書」に署名してもらうことも考えられます。

マイナンバー3

 

4.利用範囲・目的の拡大

当面、マイナンバーは、①社会保障、②税、③災害対策の3分野でのみ利用されますが、2018年から預貯金口座にマイナンバーが任意で付番されるなど、今後利用範囲は徐々に拡大されていきます。将来的に、利用範囲が拡大された時に行わなければならない項目として、「利用目的通知書」の見直し・再通知が挙げられます。

個人情報保護法第18条には「個人情報取扱事業者は、個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかにその利用目的を本人に通知し、又は公表しなければならない」と規定されていますので、通知・公表せずに利用目的を超えてマイナンバーを利用した場合は、違法行為となります。

今後、預貯金口座以外にも、医療・介護・保健分野をはじめ、戸籍事務、旅券事務、車検登録事務などにマイナンバーが利用される予定ですので、マイナンバーの利用範囲を含めた制度動向について、永続的にフォローできる体制を構築しておく必要があります。

マイナンバー4

 

5.マイナンバー(特定個人情報)監査

特定個人情報保護委員会の「適正な取扱いガイドライン(事業者編)」によれば、組織的安全管理措置として、「取扱状況の把握及び安全管理措置の見直し」が明記され、具体的には「特定個人情報等の取扱状況を把握し、安全管理措置の評価、見直し及び改善に取り組む」と記載されています。

当項目の<手法の例示>として、以下の通り「マイナンバー監査」についての記載がありますので、注意が必要です。

マイナンバー5

 

ただし、中小規模事業者における対応方法として、「責任ある立場の者が、特定個人情報等の取扱状況について、定期的に点検を行う」と記載されているため、内部監査部門による監査ではなく、事務取扱責任者による点検・チェックでも対応が可能です。

大企業や中堅企業では、テーマ別監査の一環として、情報セキュリティ監査や個人情報監査などを実施している企業も多いですが、今後はマイナンバー(特定個人情報)の取扱い状況も含めて、情報セキュリティ監査を実施することが必要になると考えられます。

 

6.最後に

本コラム「今何をやればよいのか?マイナンバー」は、昨年7月から今回の<最終回>まで、合計8回に亘って投稿させて頂きました。一時は、「東商ICTスクエア」の「コラムアクセスランキング」で1位から5位まで独占するなど、非常に多くの皆さまにアクセス頂き、心から感謝しています。本当にどうも有難うございました。

昨年からの1年間、マイナンバーに関するコラムの他、約20回にわたるセミナー講師やコンサルティング、ツール開発などに携わって参りましたが、小規模企業にとって「初めての法対応」とも言えるこの「マイナンバー制度」は、多くの企業や国民に十分浸透・理解されないまま、いつの間にか運用が開始されてしまった印象を持っています。

しかし、マイナンバー制度は、以下の通り実に永年に亘る検討と試行錯誤の賜物であり、諸外国と比較しても、我が国でこの時期に導入しなければならなかったことは事実です。

マイナンバー7

マイナンバー6

 

 

コンサルタントの1人として、国民や企業の皆さまに、マイナンバー制度について十分にご理解頂けるようにご説明・ご支援出来たかと言えば、多くの反省点もございます。しかし、マイナンバー制度は今後半永久的に永続する制度ですので、皆さまの企業にとって決して避けて通ることの出来ない制度であり、年月が経つに伴い、国民や企業の皆さまに徐々に浸透・定着していくものと思われます。

 

これからも、もし皆さまの企業で、マイナンバーに関してお困りの点やご不明な点などありましたら、何なりと以下連絡先までお問合せ下さいませ。

 

それでは、8ヶ月間、どうも有難うございました。