お役立ちコラム

RPAを導入する前に知っておくべきこと-Part1

~これを知っておけばRPAの導入に失敗しない!~

RPAとRPAツール

最近、「RPA」という言葉を耳にする機会が増えたのではないでしょうか。

「RPA」とは「ロボティック  プロセス  オートメーション(Robotic Process Automation)」を略した用語で、「仮想知的労働者」や「デジタルレイバー(Digital Labor)」などとも呼ばれています。

人が行っていたPCの操作などを、「ロボット」のように自動で実行可能にする技術で、人件費や労働時間の大幅な節約による「業務効率のアップ」と、データ処理の精度の向上による「業務品質のアップ」のいずれをも期待できるものです。

そして、RPAを実現するためのツールが「RPAツール」で、現状、RPAを導入、推進するためには、RPAツールが必須といえます。今、市場には色々なRPAツールがありますが、その殆どに共通する特徴が、どんなソフトウェアにも対応している点です。WordやExcelのようなオフィスソフトは勿論、会計パッケージソフト、Webブラウザや独自ソフトウェアなど、どんなソフトウェアでも、その操作を自動化できます。

自動化するための技術として、画像認識や座標認識などの機能も有しているので、どんなソフトウェアを使った操作でも認識できるのです。

RPAが求められる背景

昨今、人手不足や働き方改革が、頻繁に話題になっています。特に中小企業にとっては、新規採用が難しい時代になってきていて、人手を増やすことで、業務量の増大に対応したり残業を削減したりすることが困難になりつつあります。企業などの組織にとっては、人手を増やすことより、生産性向上に取り組むことが、より重要になってきているのです。

また、人材の流動化も静かに加速しつつあります。「やりがい」を感じることが難しい業務を放置することは、他組織への転出を後押しすることにもなりかねません。RPAなどを上手に活用して、そのような業務から社員や職員を解放することも重要と言えるでしょう。

RPAツールの社員を雇用したときと比較した場合の利点、注意点

RPAツールは、人が行う業務の一部を自動化できるだけです。とはいえ、業務量が多いとか、業務処理に使える期間が短いといった場合には、人の代わりとしてRPAツールは大いに役に立つでしょう。

 

ただ、どんなツールでも同じですが、利点もあれば欠点もあります。人と比較したときのRPAツールの利点には以下のようなものがあります。

  1. 当たり前ですが、RPAには雇用契約は不要。社会保険も不要。
  2. 待遇改善不要。また、不平不満を言わず黙々と働く。
  3. ミスをしないし品質もぶれない。スピードも速い。
  4. 不要になったら、利用を中止すれだけでOK。

一方で、RPAツールには、人と比較した場合、以下のような注意点や欠点もあります。

  1. はじめに作業手順の詳細を記述したシナリオ(ツールによって呼び方は異なる)を作成する必要がある。人向けの業務マニュアルより、通常、正確に作る必要がある。
  2. 組織内でシナリオを作る場合、シナリオ作成のスキルを習得する必要がある。
  3. シナリオで指示したことしかできないし、指示が間違っていても疑問を感じることなく実行してしまう。また、指示も細かく具体的にする必要がある。
  4. 思いや願いは理解できない。柔軟な適応力や応用力もない。

 

上記のような利点、欠点を理解したうえで、RPAツールの導入を検討するといいでしょう。

RPAをどのように導入していくか

よく、「RPAはすぐに導入できる」と言われます。確かにその通りなのですが、果たして、すぐに導入することがベストなのでしょうか?

RPAの導入方法としては、「今行っている業務に適用する」方法と、「業務改善を行って導入する」方法の2種類の方法が考えらますが、それぞれ以下のような特徴があります。

 

今行っている業務に適用する 業務改善を行って導入する
導入のハードル すぐに導入できる 導入前に業務改善が必要
導入の前提 自動化の効果が高そうな業務があることが前提 業務を最適化・標準化する必要がある
導入の効果 効果は限定的 効果は広範囲

このような特徴を踏まえ、どちらの方法で導入するのが良いかを考えることになります。

RPAのおすすめの導入方法は?

では、おすすめの導入方法は?

RPAを導入するなら「スモールスタート」が可能な方法がお勧めです。つまり、まずは「今行っている業務に適用する」ことから始めると良いでしょう。「すぐ導入する」というより「小さく始める」という意識を持って、まずは試してみるのが賢明です。

RPAは、導入するだけなら、それほど大がかりな準備は必要ありません。また、試すことで初めて理解できることが多く、特に中小組織の場合、自分たちでどこまで行い、ツールベンダー等にどう支援してもらうのがいいかといったことについては、試す前には決めづらいのが現状です。このような点が、スモールスタートをお勧めする主な理由です。

ただし、スモールスタートによって、以下に示すポイントをしっかり把握できなければ、「ただ始めた」だけになってしまいます。くれぐれもご注意ください。

 

ポイント1:「できること」、「できないこと」を理解すること

できるけれど、手間の割には報われないことについても理解することも大切です。

 

ポイント2:どんな業務を自動化できるか、「あたり」をつけられるようになること

「あたり」がつくようになれば、自動化対象業務を増やせるようになります!

 

「スモールスタート」がお勧めとは言いましたが、「始める」ことが目的ではなく、「生産性向上の実現」が本来の目的のはずです。従って、本来の目的である「生産性向上の実現」のためには、いずれは業務改善を行って、業務を最適化・標準化し、RPAの導入範囲を広げることが重要であることを、是非、覚えておいてください。

なお、「スモールスタート」の場合には、具体的にどういう手順を踏んでRPAを導入すればいいのかということですが、これについては、また次の機会にお伝えしたいと思います。

 

以上、RPAについて、導入前に知っておくといいことを中心にお伝えしました。RPAの導入をお考えなら、できれば、導入し始める前に、このコラムでお伝えしたことを思い出してみて下さい。

本コラムを、みなさんが所属する組織の生産性向上のヒントとして活用して頂ければ幸いです。