お役立ちコラム

Microsoft Teams

本稿では、中小企業のビジネスに有益と考えられるコラボレーションツールの1つとして、注目を集めている「Microsoft Teams」について記述します。

(1)Teamsとは

Teamsとは、Microsoft 社のサービスであるOffice365を活用しながら、チームワークを実現するためのコミュニケーションハブとして開発されたサービスです。チャット、オンライン会議、音声通話とビデオ通話、ファイルの共有、他言語対応等の様々な機能を備えており、ビジネスを行う上で距離や空間等の制約事項を、IT技術を活用する事で解消し、利害関係者とのコミュニケーションを円滑に進めることができるようになります。その他Teamsのストアでは、個人やチーム用に、開発やプロジェクト管理等で利用することができる便利なアプリケーションの機能を追加することができます。

(2)Teamsの特徴

Teamsは、モバイルアプリやデスクトップ版が用意されており、インターネット回線を介して、スマートフォンやタブレット等の様々な機器(マルチデバイス)で利用する事ができます。Teamsは初めに無料でサインアップを行うことができるため、どのようなサービスなのかを実際に体験してみながら、機能の利便性を理解したうえで、有料サービスのプランを検討することができます。Teamsの主な機能については、無料と有料のプラン比較が記載された情報が、Microsoft Teams公式HPで公開されています。以下に関連するURLを記述します。
https://products.office.com/ja-jp/microsoft-teams/free

2.サインアップの流れ

Microsoft Teams(無料)のサインアップの流れについて記述します。
事前にご自身のメールアドレスを用意して頂いたうえで、サインアップ時の画面に表示されている「アカウントのセットアップ」ガイダンスに従い、「メールアドレスの入力」と「アカウントの設定」のセットアップを行いましょう。
(※備考:セットアップ時に入力したメールアドレス宛に、「Microsoft Teams へようこそ」という件名でのメールが通知されるため、確認をしましょう。)

Teamsアプリとして「Windowsアプリをダウンロード」して、パソコンにインストールを行う方法と、「代わりにWebアプリを使用」してTeamsアプリを起動する方法があります。パソコンにインストールをしても問題がないという方は、「Windowsアプリをダウンロード」を選択すると良いでしょう。
次に、すべてのチャット、ファイル、アプリのホーム画面に表示される「組織(チーム)」の名称を入力して作成します。

Teamsの組織に参加させたいユーザーに対して招待の通知を行います。参加をさせたい各ユーザーの「メールアドレス」と「表示名(オプション)」を入力したら、「招待状を送信」ボタンをクリックしましょう。後で「ユーザーを追加」したい場合は、「閉じる」をクリックするとTeamsの利用を始めることができます。
(※備考:「招待状を送信」する前に、参加をさせたい各ユーザーに対して、予めTeamsからの招待メールが通知されることを案内しておくと良いでしょう。)

以上が、Teamsのサインアップの流れです。

Teamsのビジネス活用

Microsoft Teams(無料)のビジネス活用について、簡潔に記述します。
皆様が所属する2人以上の組織では、以下に記載する問題や課題に関連した事象に、心当たりはないでしょうか。
①ある業務を特定の人だけが行っている為、属人化となっている。結果として、業務知識や技術の引継が困難である。
②ある人が休暇を取得して不在となる場合、業務が滞ってしまう。結果として、関係者の生産性が低下している。
③部署や担当毎に情報共有がされていない為、組織横断的な連携が機能していない。結果として、業務の重複や手間が増えて効率化ができていない。

組織として発生する可能性のある問題や課題に対して、Microsoft Teamsをはじめとするコラボレーションツールをビジネスで有効活用することによって、事象の悪さ加減を除去や軽減することができます。
他にも、社内外の様々な組織の人財とのコミュニケーションやナレッジの共有を通じて、ビジネス機会の創出や新たな企画やアイデアを生み出すイノベーションの場として、ビジネスにおける成果や個々の生産性を高めるための導線として活用する事も出来ます。

Teams活用の一事例として、中小企業のコーポレートサイトを新たにリニューアルするプロジェクトを進める際には「総務部、営業部、開発部」等の各部門の有識者と、コーポレートサイトのTOPページからサブページ等に掲載する各情報について、関連部門と調整をしながら取り纏めを行う必要があります。
Microsoft Teams では、Word、Excel、PowerPoint等のファイルについて、共同編集者とリアルタイムで更新内容を認識することができるため、社外にコーポレートサイトとして公開するアウトプットのイメージを関係者と事前共有する事で、全体のイメージや記述レベルの統一感などの品質のばらつきを調整することができます。
コーポレートサイトのリニューアル後として、WEBサイトの保守や日々の運用に関する役割分担のディスカッションを、「チャット、オンライン会議、音声通話とビデオ通話」等の方法で行い、関係者と意思疎通を密に図ることで、関係者からの合意が得られ易くなるというマネジメントにおけるメリット等が考えられます。

まとめ

本稿では、ビジネスを加速する為のコラボレーションツールの1つとして「Microsoft Teams」サービスをご紹介いたしました。
「Small start quick win.(意味:小さく始めて素早く成果を出す)」という言葉がありますが、少しでも興味・関心を持たれた方は「Microsoft Teams(無料)」等のコラボレーションツールを実際に試してみて、ビジネスにおいて素早く成果が得られ易い領域から試験的に検証することをお薦めします。
また、ビジネスで本格的に導入を検討される組織では、「Microsoft Teams(無料)」ではMicrosoft社のサポート対象外となる為、Microsoft社のサポート対象となる「Microsoft Teams(有料)」プランへの移行について検討されることもお薦めします。
コラボレーションツール活用の注意事項としては、情報漏洩等が発生しないように「ファイル共有に関する公開範囲の設定確認」や「情報管理に関するルール」等について、関係者と事前に意識合わせを行うことをお薦めします。セキュリティ面での安全性が確保されたうえでのビジネス活用が大前提となります。
皆様のビジネス成果をより高めていく為に、組織内外の制約事項に留意しながら、有益なサービスやツールを積極的に活用してみてはいかがでしょうか。