お役立ちコラム

事務作業の人手不足は自動化と効率化で乗り切ろう

事務作業イメージ

企業での人手不足が問題視されるようになって数年が経ち、中小企業では特に人手不足の傾向が強くなってきました。求人に非常に大きな労力や費用がかかってしまったり、予定していた業務が行えなくなる企業も出始めています。

今回は、人手不足軽減の打ち手のひとつとしてRPA(Robotic Process Automation)とクラウド型データベースアプリをご紹介します。

RPAの低価格化が進んできた

RPAは、Digital labor(デジタル労働者)とも呼ばれます。(この東商ICTスクエア「お役立ちコラム」でも度々登場しているのでご存知の方も多いと思います。)ソフトウェアを使う場面にロボットを導入しようという発想で、金融、製造、商社、広告、電力など様々な分野の比較的大きな企業が導入し活用を開始して一定の効果を上げてきました。一方、小規模な企業では、RPAは認知度が低いことやまだまだ高額であることから広がらず、単純な作業も人手に頼る状況が続いています。しかし、最近では技術進歩が進み、低コストで導入可能となったことから空前のRPAブームとなってきました。

今では非常に低価格なものや無料のものまで登場しています。
(例)

CELF(RPAオプション) 1台あたり年間35,000円
https://www.celf.biz/
MACROMAN 無料
https://www.macroman.jp/

などがあります。
ExcelやWord、業務システム、Webサイトなどへのデータ入力作業、与えられたデータを使った定型フォーマットの書類の作成、データを照合させ正確性や整合性を確認、メールの文面作成や送受信、Webサイトやシステム内からの情報の検索など、毎日の作業の一部を自動化し作業時間を短縮することは十分可能であり、使い方次第では大きな戦力になるはずです。

クラウドデータベースで自社の業務アプリを作成→効率化

現在使用中の業務システムなどを含めた環境にRPAを導入し作業を自動化するだけでも大きな効果が見込めますが、業務アプリを制作できるタイプのクラウドデータベースを使って、自社独自の業務アプリを作ってRPAと組み合わせることで、更に効率化する事も可能です。
クラウドデータベースの業務アプリは以下のようなメリットがあります。

  • 自社に必要な機能を、使い手が使いやすい形でデザインできるため、作業効率が上がるクラウドなので遠隔地でも情報共有できる
  • 月額数百円からと低価格のため、高額な業務システムの導入を躊躇していた企業でも導入しやすい。

そのため、

  • 業務システムの操作が複雑で、覚えるのに期間が必要
  • 高額な業務システムを定期的に導入しているが、使う機能は半分程度
  • Excelで管理しているが、担当者が退職し誰もメンテナンスできない
  • 紙ベースで管理しているため情報共有が課題

というようなことに心当たりのある小規模事業者には特にお薦めです。
RPA同様に低価格なものや無料のものもあります。
(例)

Kintone 月額7,500円/5ユーザーから
https://kintone.cybozu.co.jp/
CELF 月額15,000円/10ユーザーから
https://www.celf.biz/
Pleasanter 無料から
https://pleasanter.org/

例えばこんな使い方

「作業」を自動化するとしたら、24時間ずっと稼働させる必要がある業務は少ないはずです。おそらく、人から何かのアクションがあったときに作業が発生することが多いでしょう。つまり、作業の担当者に面倒で間違えやすい作業が発生した時に、担当者がRPAに対し作業代行を命令すれば良いのではないでしょうか。例えば...

  • 一日に何度も行う面倒な作業をボタンを1回クリックするだけでRPAが代わりに処理してくれる
  • うっかりミスが発生しやすいため二重三重のチェックが必要だった作業を正確に処理してくれる
  • 熟練者しか使えなかった既存業務システムの複雑な操作をRPAが補助してくれる
  • 手動で行っているシステムやアプリ間のデータの受け渡しを自動で行ってくれる

といった機能が実現できれば、繰り返しの「作業」や「確認」さらには「ミスのため発生したやり直し」の時間を削減してくれます。

  • 本来頻繁に行うべきだが現在は人手不足でできていない調査業務
  • 件数が多いまたは手順が複雑な、事務作業負荷の高い業務
  • 基幹システムのデータを扱う定例業務

などに即効性がありそうですね。

まとめ

従来、業務にかかる時間を削減するためには、業務フローの整理で作業時間を減らしたり、一部の業務を外注したりと、様々な努力を行う必要がありました。しかし、RPAやクラウドデータベースなどの登場で、現状のままの業務を自動化したり、より使いやすい業務環境を構築することができるようになりました。さらに近年では低価格化が進んできたため、小規模な企業でも利用できるようになってきました。人手不足に悩んでいる方は、この機会にRPAやクラウドデータベースの導入を検討してみてはいかがでしょうか? また、導入の前には、ここ東商ICTスクエアお役立ちコラムに五島ITCが書かれた「RPAを導入する前に知っておくべきこと-Part1」をぜひ一度お読みください。