お役立ちコラム

パッケージソフト・クラウドサービス導入前に 考えてみたいコード体系

商品コード、品目コード、顧客コード、取引先コード、部門コード等々、何等かのシステムを利用して業務を行うには、「コード」が必ず必要になります。
また、これらのコードは販売管理システムでも、会計システムでも、在庫管理システムでも、生産管理システムでも使うものです。

これまで、エクセルで管理していて初めてシステムを導入する時、はたまたERPのような統合業務パッケージを導入するとき、個々の部署でそれぞれ別々に管理しており「各コードが違う」、「マスターデータが違う」ということが良くあります。

それぞれの「コード」は、全社で共通化しておかないと、システム間のデータ連携や、分析作業が非常に厄介になります。また、コード体系がシステム化成功の重要なカギとなってくるのです。

それでは、「コード」とは何でしょうか?
例えば、同名の取引先があったとします。その場合、社名では区別が出来ません。取引先コードをつけることにより、お客様を特定できるようになる一意性、またコードに意味を持たせ、コードで分類できるようにしたり、順番を並び替えたりと様々な役割があります。

コードに意味を持たせているもので有名なものに、商品コードの規格で、JANコードというものがあります。これは、企業コード、商品アイテムコード、チェクデジットで構成され標準13桁、短縮8桁で世界的に共通で使えるコードとなっています。
しかし、こちらも申請数が増え企業コードの桁数が足りなくなり2001年1月以降申請分から企業コードが7桁→9桁に変わり、商品アイテムコードが3桁になった経緯があります。
コンビニやスーパーでバーコードをスキャンしていますが、これは共通して使えるコードであり、商品を特定できるようになっているためどこのPOSシステムでも利用できます。もし全体の桁数が変わったり、勝手にコードの使い方を変えると、POSで使えなくなることは想像できますね。

余談ですが、JANコードは同じコードで違う商品があったりと、使い回しがあるため、自社で在庫管理する商品コードをJANコードとしていると、商品を特定できなくなる場合が発生します。

このように、コード体系はシステム化と非常に密接な関係にあり、コード体系が変わってしまうと、システム自体が使えなくなってしまう可能性があります。また、コード体系は全社的に使いやすいものでないと意味がありません。コード体系を決めるときは、利用部門が集まって、将来を見据えて、「意味を持たせる・持たせない」、「必用な桁数」等調整して決める事が重要です。