お役立ちコラム

最強のToDoリストツール「Trello」でビジネスを加速させる!

生産性を高めるツールは実にたくさんある。中でも最もポピュラーなものといえば「ToDoリスト」ではないだろうか?とかく起業家は忙しい。次から次へ新しいタスクが飛び込んでくるし、あるいは新しいことにチャレンジしなければならない。筆者も起業家の端くれだが、この「ToDoリスト」のツールや扱い方にはいつも悩まされてきた。

  • 「付箋」のように、このToDoをもっと整理しやすくできないか?
  • Googleカレンダー」みたいに、チームでタスクとスケジュール一覧が見やすくならないか?
  • 全体像の進捗状況が見渡せるよう「ガントチャート」のようなものにならないか?
  • dropbox」のようなクラウドの資料とタスクを同時に見られるようにならないか?
  • タスクを更に分解して「チェックリスト」みたいなものができないか?

どれも一長一短で、複数のToDoツールをあれこれと使っていた。そんな時に最近出会えたのが『Trello(トレロ)』である。このツールであれば、先程挙げた要望の全てが、たった1つのツールで叶えられてしまう。今回は、最強のToDoリストツールと言われている「Trello」についてご紹介したいと思う。

Trelloとは

Trelloとは、タスクやアイデアを付箋のような感覚で管理していけるTodo管理ツールである。

まるで「付箋」のように整理しやすい

Trelloは、「ボード」、「リスト」、「カード」の3つのレベルでタスク管理される。 まず「ボード」は、「タスクのプロジェクト」のことである。例えば「〇〇専用WEBサイトのリリース」などをさす。

次に「リスト」は、「タスクの進捗状況」のことである。例えば「ToDo(すべきこと)」、「作業中」、「完了」、「+αアイデア」などでボード上に横に並べていく。

更に「カード」が細分化された「タスク」のことである。例えば「サーバーの契約」「ドメイン取得する」「Wordpressをインストールする」などである。具体的に進捗状況に応じて、カードをリストの右側に移動させて簡易的な進捗管理ができる。

やはりチームで管理するならマルチデバイスとカレンダーが大前提

Trelloは、PCやスマホ、タブレットで使え、データはリアルタイムで同期するので、追加修正したことはすぐに反映され、すべてのデバイスで共有することができる。意外とツールによっては「PCは使えるがスマホ対応でない」「タブレットは使いやすいがスマホだと見えづらい」等がよくありがちだ。Trelloは、どのデバイスでも非常に見やすく、とにかく動作が軽い。各担当者がどこでもアクセスして更新しやすいように作られている。 また「チーム」専用の「メンバー登録」から、チーム用の「ボード、リスト、タスク」の設定も簡単にできてしまう。

チーム内のメンバーのタブでメールアドレスを入力すると招待メールが送信され、招待メールを受け取った人が確認すると登録される。更に「ボードメニュー」で「Power-Ups」(無料版は、1つまで選択可能)を選択し、「カレンダー」を選択すると、チーム専用のカレンダーまで簡単に作成できてしまう。

 

更に、Google chromeの拡張機能で「Elegantt for Trello」を追加するとボード(プロジェクト)に「ガントチャート」を生成することができるので、チーム全体でプロジェクトの進捗状況を把握するのにも非常に役立つ。通常は「プロジェクト管理専用ツール」でリリースされているものが殆どであり、ToDoリストの併用を前提としているものはない。

カードに「チェックリスト、担当者割当、期限、関連ファイル」まで設定できる!

「カード」のチェックリストの欄には、タスクを処理するための一連の手順を入力することができる。カード右側にある「チェックリスト」ボタンをクリックすると、カード中央部に注釈欄が現れる。各チェック項目は、完了の都度、チェックを入れることができる。完了チェックの入った状況からタスクの進捗状況がわかるように3~5の作業項目に分けて入れるようにすると後回しにしがちな悩ましいタスクでも前に進めやすくなる。

またカードには担当者を登録することができる。登録された担当者には、タスクの変更や移動があったとき、期限に近づいたときに自動的に通知が送られるようなる。担当者でカードの絞り込みをすると、登録されたカードだけを表示することができるようになる。更にタスクの作業工数の計測や集計もできるようになる。

もちろんタスクの期限(納期)を登録することもできる。カードの右側にある「期限」ボタンをクリックして、「日付」欄に直接入力するか、カレンダーから日にちを選択する。必要に応じて、時刻も入力して保存する。日時を登録することで、カレンダー上の期限(納期)の日時に、このタスクが表示されるよう設定できる。

ドラッグ&ドロップするだけで、必要なファイルをカードに添付することも可能だ。これで作業のためにファイルを探す手間が省ける。

その他、様々なクラウドツールとの連携、Google chrome拡張など、ここでは書ききれないほどある多くの機能を持っている「Trello」だが、紙面の関係上で今回は基本的なものだけに留めさせていただく。タスクの進行を妨げるものを徹底的に排除し、殆ど全てのToDo 管理をTrelloだけで完結できてしまうのは非常に有難い。個人もしくはチームの生産性を高めるツールとして超おススメだ。