お役立ちコラム

働き方改革関連法の施行で必要になる勤怠管理の見直し

2019年4月1日より順次施行されている「働き方改革関連法」、皆様の会社では対応の方、進んでいますでしょうか?

「働き方改革関連法」は、その名のとおり働き方改革を推進することを目的に、労働基準法など幾つかの労働法をまとめて改正するための法律になります。
改正内容は、長時間労働の是正や柔軟な働き方の実現、公平な待遇の確保などを目的とした内容が中心となっていますが、それらに伴って使用者(事業主)には労働者の労働時間を適正に把握することが義務づけられています。加えて、改正される内容の幾つかには「勤怠管理」に大きく影響を与えるものがあり、「勤怠管理」は今後ますます重要な業務になっていくものと考えられます。「働き方改革関連法」への対応において、これまでの「勤怠管理」の方法を見直し正確な労働時間を把握できるようにすることは、全ての企業にとって働き方改革を推進していく上での必須の取組と言えるでしょう。

本稿では、「働き方改革関連法」による改正内容が「勤怠管理」に与える影響とその対応について解説を致します。

働き方改革関連法による改正内容

働き方改革関連法(正式名称「働き方改革を推進するための関係法律の整備に関する法律」)は、「働き方改革の総合的かつ継続的な推進」「長時間労働の是正・多様で柔軟な働き方の実現等」「雇用形態にかかわらない公正な待遇の確保」の3つを大きな柱として、日本法における8つの労働法の改正を行うための法律の通称になります。

【改正された労働法】
・ 労働基準法
・ 労働安全衛生法
・ 労働時間等設定改善法
・ じん肺法
・ 労働施策総合推進法
・ 労働契約法
・ パートタイム・有期雇用労働法
・ 労働者派遣法

上記8つの労働法の改正の中で、勤怠管理と直接的に関連があると考えられる主な内容は、以下となります。

法改正の内容

大企業の実施時期

中小企業の実施時期

・時間外労働の罰則付き上限規制

2019/4~

2020/4~

・5日間の有給休暇取得の義務化

2019/4~

2019/4~

・フレックスタイム制の清算期間延長

2019/4~

2019/4~

・勤務時間インターバル制度の導入促進

2019/4~

2019/4~

・労働時間把握の義務化

2019/4~

2019/4~

時間外労働の罰則付き上限規制(労働基準法)
労働基準法においては、労働時間は1日8時間、週40時間までと定められていますが、36協定を結ぶことによって、月45時間、年間360時間までの法定労働時間外の労働が認められています。これに加えて、法改正前は特別条項を結ぶことにより、年6回(6ヶ月)まで上限なく残業時間を延長することが出来るようになっていました。
今回の法改正によって時間外労働の上限規制が設けられ、特別条項を結んだとしても法定時間外労働と法定休日労働を合わせた時間として、1ヶ月100時間、年間720時間を超える、もしくは2~6ヶ月の複数月のいずれかの平均が80時間を超える時間外労働は出来なくなりました。
5日間の有給休暇取得の義務化(労働基準法)
今回の法改正により、年間10日以上の有給休暇を付与される従業員に対して、年休を付与した日を基準日として1年以内に5日以上の有給休暇を取得させることが義務づけられました。また、有給休暇の消化日数が5日未満の従業員に対しては、企業側が有給休暇の取得について時季指定を行い、有給休暇を取得させる必要があります。
フレックスタイム制の清算期間延長(労働基準法)
フレックスタイム制とは、「定められた期間」の所定労働時間の枠内で労働者が始業・終業時刻を柔軟に選べる制度ですが、これまでは「定められた期間(=清算期間)」は最長1ヶ月となっていました。
今回の法改正ではこの清算期間が見直され、最長3ヶ月間に延長されました。これに合わせて1ヶ月を超える清算期間のフレックスタイム制を導入する場合は、労使協定を結んだ上で労働基準監督署長へ届け出る必要があります。また、労働時間が清算期間を通じて週平均40時間、若しくは清算期間内のいずれかの単月において週平均50時間を超えた場合は時間外労働となり、割増賃金を支払う義務が生じます。
勤務間インターバル制度の導入促進(労働時間等設定改善法)
勤務間インターバル制度とは、勤務の終業時刻から翌日の始業時刻までの間に一定時間を空けることで休息を確保する制度です。今回の法改正では、勤務間インターバル制度の導入を行うことが企業の努力義務に位置づけられています。
労働時間把握の義務化(労働安全衛生法)
厚生労働省が2017年に公表した「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」では、「労働基準法第41条に定める者及びみなし労働時間制が適用される労働者を除くすべての労働者」について、使用者は労働時間を適正に把握する責務がある、とされていました。この時点では、労働基準法第41条に定める者(=管理監督者など)やみなし労働時間制が適用される労働者に関しては、労働時間を適正に把握する責務はありませんでした。
今回の法改正では、「労働者(次条第一項に規定する者を除く。)の労働時間の状況を把握」することが義務化されており、これまで対象外であった管理監督者やみなし労働時間制が適用される労働者などを含めた労働者の労働時間を把握することが必要になっています。

勤怠管理において必要となる対応

これらの法改正に対応する為には、勤怠管理において次のような対応が必要になると考えらえます。

時間外労働の罰則付き上限規制
今回の法改正によって、時間外労働の上限を超えないよう労働時間を正確に把握するだけでなく、上限を超えそうな従業員を把握し残業を制限するなどの対処を行うことが求められます。また、その為には1ヶ月の労働時間の合計だけでなく、従業員の2〜6ヶ月の複数月におけるそれぞれの労働時間の平均を算出することも必要になります。
5日間の有給休暇取得の義務化
今回の法改正によって、全従業員の有給休暇の取得状況を把握するとともに、取得できていない従業員に対しては休暇を取得するよう奨励することが必要になります。また、時季指定により有給休暇を取得させる場合には、業務上支障がないかを確認した上で指定する時季の調整を行うことも求められます。
フレックスタイム制の清算期間延長
今回の法改正によって、フレックスタイム制を適用する従業員については、単月、及び清算期間を通じて労働時間を集計するとともに、単月において週平均50時間を超えた部分、もしくは清算期間を通じて週平均40時間を超えた部分については時間外労働として計算を行うことが必要になります。また、従業員自身に労働時間の実績が分かるようにすることで、時間外労働とならないよう自身で勤務時間の調整を図れるようにすることも重要となります。
勤務間インターバル制度の導入促進
勤務間インターバル制度を導入する場合、自社の状況に合ったインターバル(休息時間)の設定を行っ上で、休息時間が欠勤扱いにならないよう労働時間の集計を行う必要があります。
労働時間把握の義務化
法改正に先立ち、厚生労働省が公表した「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」では、始業・終業時刻を確認し記録する方法の原則として、「使用者が自ら現認することにより確認し、記録すること」、もしくは「タイムカード、ICカード等の客観的な記録を基礎として確認し記録すること」の2つが挙げられています。従業員が多い場合は、現実的には後者の方法で対応することになると思われます。また、法改正により、管理監督者やみなし労働時間制が適用される労働者などを含む労働者の労働時間の把握が必要となります。

これらの内容をご覧いただくと、特に勤怠管理の実務に携わられている方にとっては、その大変さがよくご理解いただけるのではないかと思います。特に、タイムカードによる打刻やExcelなどの表計算ソフトを使用した集計によって勤怠管理を行われている場合には、対応に苦慮されることが想像に難くありません。
そのような場合に、対応策の1つとしてご検討をいただきたいのが、ITを活用した勤怠管理システムの導入、になります。

勤怠管理システムの導入

従業員の出退勤の時刻を管理する為のシステムである勤怠管理システムですが、導入をすることで、従業員の出退勤時刻以外に残業時間や深夜労働時間、有給取得日数などの情報を自動的に集計、記録することができます。
システムによっては、労働時間の集計がリアルタイムで行われる為、従業員の勤怠状況を効率的に把握することができますし、従業員自身も労働時間の実績を都度、把握することが可能になります。また、期間指定による集計や平均の算出、上限超過時のアラート表示などの機能を持っているシステムも多くありますので、今回の法改正に対してもスムーズな対応が可能と考えられます。また、今後の法改正についてもシステムのアップデートにより対応が可能になることが期待できます。

勤怠管理システムは、最近ではクラウドによるサービス提供が主流になってきています。クラウド型のサービスを利用することで、離れた場所にある工場や支社の勤怠も本社で一元的に管理することが出来ます。また、外回りの営業マンや在宅勤務の従業員にはパソコンやスマートフォンから打刻してもらうことで、出退勤を記録することも可能です。シフト管理の機能と合わせることで、テレワークやモバイルワークなどの多様な働き方にも柔軟に対応することが出来るようになります。

このように、勤怠管理システムを活用することで、効率的かつ確実に労働時間を管理することが可能になります。また様々な勤務形態にも柔軟に対応が可能になる為、働き方改革の推進に弾みをつけることにもつながります。現状、勤怠管理システムをご利用になられていない場合は、今回の働き方改革関連法への対応に合わせて、是非、導入を検討されると良いでしょう。

まとめ

今回は、働き方改革関連法の施行に伴い、必要となる勤怠管理の面での対応について解説を致しました。働き方改革を推進するために行われる法改正ですが、その対応の為に業務が増え長時間労働につながるのであれば、本末転倒となります。勤怠管理システムの導入など、ITを活用して効率的に対応を行った上で、多様な働き方の実現や業務の見直しによる生産性改善など、本質的な働き方改革の推進に注力できるようにすることが重要となります。