お役立ちコラム

ビジネスを加速するWEB会議ツールWhereby

1.Whereby

本稿では、中小企業のビジネスに有益と考えられるコラボレーションツールの1つとして、注目を集めている「Whereby」について記述します。

(1)Wherebyとは

Wherebyとは、WEB会議の主催者(ホスト)がルームを作るために簡単な登録を行う事によって、WEB会議の参加者がアカウント作成やログイン作業を行うことなく、主催者によって発行されたURLをクリックするだけでWEB会議に参加することのできる便利なビデオコミュニケーションサービスです。
 例えば、東京と大阪の距離が離れた拠点間で、パソコン上のパワーポイント資料等を画面共有しながらWEB会議を行う事によって、打合せの為に従来は必要であった出張申請や旅費精算の手続きや費用、移動時間にかかる疲労や労務費の削減など、ビジネスの生産性を高めることに貢献する有益なサービスです。
Wherebyは、Wherebyのプロジェクトチームによって開発・運営が行われており、利用料金は①Freeの無料版と、②Proまたは③Businessの有料版の3つの価格が異なるプランを提供しています。無料版では、4人までが1つのルームでWEB会議を行う事ができるため、WEB会議への参加人数が4人以上の場合は、有料版サービスの利用を検討することをお勧めします。
Wherebyのサービスの詳細は、下記URLより確認することができます。
https://getstarted.whereby.com/information/pricing/

(2)Wherebyの利用規約とプライバシーポリシー

Wherebyのビデオコミュニケーションサービスの利用前に、「利用規約」と「プライバシーポリシー」の確認が重要です。サービスの使用方法については、合法的な個人使用(個人またはビジネスコミュニケーション)のみが認められているため、事前に利用規約を確認したうえで、サービスを活用することが重要です。下記URLはWherebyの利用規約となります。
https://whereby.com/information/tos/

(3)Wherebyの特徴と要件

Wherebyは、モバイルアプリやデスクトップ版が用意されており、インターネット回線を介して、パソコンだけでなくスマートフォンやタブレット等の様々な機器(マルチデバイス)からサービスを利用する事ができます。WEB会議を行うために予め、カメラやマイク機能を備えた機器を準備することが必要となります。
ハードウェア、ソフトウェア、ネットワーク要件に関する詳細は、下記URLより確認できます。
https://whereby.helpscoutdocs.com/article/318-hardware-software-and-network-requirements

2.Wherebyの利用方法

Whereby(無料版)の利用手順について記述します。
WEB会議の主催者は、事前にご自身のメールアドレスを用意して頂いたうえで、ガイダンスに従い、ルームの作成を行いましょう。
(1)下記のURLにアクセスします。
https://whereby.com

(2)「Get Started」のボタンをクリックします。

(3)Googleアカウントをお持ちの方は、「Sign Up with Google」のボタンをクリックすることでSign Up(参加)することができます。
Googleアカウントをお持ちでない方は、「Your name」欄に指名を入力し、「Work email」欄にご自身のメールアドレスを入力して、「Sign Up」ボタンをクリックします。

(4)3つのプランのうち、1つを選択します。本稿では「Free」プランの「Get Started」ボタンを選択してクリックします。

(5)WEB会議の主催者は、パーソナル・ミーティングルームを作成します。「Room name」欄に任意のルーム名を入力して、「Create My Room」ボタンをクリックしましょう。
本稿の例では「YYYYMMDDmeeting」と入力しています。

(6)先程の手順で入力したパーソナル・ミーティングルーム名が画面表示されたことを確認して、「Create a room」ボタンをクリックします。

(7)Wherebyを利用する為にパソコンのカメラとマイク機能の利用を許可します。「Allow cam/mic」ボタンをクリックします。

(8)Wherebyサービスでマイクとカメラの機能を利用する為に、「許可」をクリックします。

(9)WEB会議の主催者は、作成したパーソナル・ミーティングルーム名のURL情報をコピーして、会議に参加させたい方の宛先にメールなどで通知します。会議案内を受領した方は、主催者のURL情報にアクセスすることでWEB会議に参加することができます。

(10)作成したパーソナル・ミーティングルーム名のURLにアクセスすると、WEB会議の画面が表示されます。画面下に下記のアイコンが表示されるため、目的に応じてアイコンボタンを活用しましょう。

・Share screen:WEB会議時に、画面共有を行いたいときに利用します。
・Record:有償のプラン(Pro/Business)から利用できるWEB会議の録画機能です。
・Mic off:マイクの音声をOFF/ON(停止/出力)することができます。
・Cam off:カメラの表示をOFF/ON(停止/出力)することができます。
・Open chat:チャット画面を表示して、チャットを活用した情報のやり取りができます。
・Leave:WEB会議の画面から退出します。

以上がWherebyの利用方法となります。

3.まとめ

本稿では、ビジネスを加速する為のコラボレーションツールの1つとして「Whereby」サービスをご紹介いたしました。
WEB会議サービスは、今回ご紹介した「Whereby」以外にも、「Zoom」等の便利なサービスを提供している企業がある為、万が一、お客様とのWEB会議時に通信が繋がらなかった場合の代替え手段も併せて準備しておく事をお勧め致します。
貴社のビジネスシーンにおいて、遠方のお客様とのコミュニケーションを強化するための手段としてWEB会議ツールを活用することは、従来では対応が難しかった商圏(市場)に対して、貴社の取り扱う製品やサービスを訴求する機会を得ることに繋がり、ビジネスチャンスの拡大に貢献します。業務提携として、自組織だけではなく外部組織の方々とのコミュニケーション・チャネルを確立することで、自組織のリソースだけでは解決できなかった経営課題を協創によって、ブレイクスルーする機会が生まれます。
「デジタルデバイド(digital divide:情報格差)」とは、コンピュータやインターネットなどの情報技術(IT:Information Technology)を利用したり使いこなしたりできる人と、そうでない人の間に生じる、貧富や機会、社会的地位などの格差のことを意味しますが、貴社のビジネス活動にいち早く情報技術(IT)を取り込むことによって、経営資源をより有効活用できたり、新たな取り組みによる価値提案を実現することができるようになります。
皆様のビジネス成果をより高めていく為に、組織内外の制約事項に留意しながら、有益なサービスやツールを積極的に活用してみてはいかがでしょうか。