お役立ちコラム

タイミングを逸した情報や実態を映し出さない情報が業務の生産性を低下 させる!

情報はタイミングが重要

今回のテーマは、「情報のタイミングとその内容」です。情報のタイミングや内容に問題があると、業務の生産性に悪影響を与えることは言うまでもありません。

まずはタイミングから。情報はタイミングが重要であるという点には、異論はないと思います。どんなに素晴らしい情報でも、提供されるタイミングが遅ければ、価値がなくなります。例えてみれば、12月26日に出来上がったクリスマスケーキのようなもので、それがどんなにおいしそうであっても価値は殆どありません。

情報は実態を反映してこそ価値がある

タイミングはOKだけど、情報が多すぎたり細かすぎたりして分かりにくい、情報が足りない、情報の内容に違和感があるなどと感じたことはありませんか?
例えば、傾向を掴みたい、あるいは対処が必要な問題を早期に発見したいというような目的で情報に目を通しているのに、肝心な情報を見つけるのに四苦八苦するような場合や、情報がきれいすぎて、なんだか不自然な気がするというような場合です。何故、四苦八苦する羽目に陥ってしまったのでしょうか、また、不自然と感じた違和感の正体は何なのでしょうか?

これで分かる!情報の迅速な入手や実態を映し出す活きた情報の入手を妨げるBADチョイス

さて、あなたの組織の情報の入手のタイミングや入手できる情報の内容が適切かどうか、あなたは把握していますか?
「大丈夫。わたしの組織では、情報の入手のタイミングも入手できる情報の内容も適切」と思ったとしても、以下のチェックリストで念のため点検してみてください。もしかすると「適切と思い込んでいた」だけかもしれませんから…
一方、情報が遅いと感じていたり、肝心な情報を見つけるのに四苦八苦していたり、情報に違和感を覚えていたりする方も、以下のチェックリストで点検してみてください。情報が遅くなる原因、四苦八苦している理由、違和感の正体などが見えてくるかもしれません。
以下のチェックリストに当てはめてみて、もし、一つでも当てはまる(※)なら、迅速な情報の入手や実態を映し出す活きた情報の入手を妨げるBADチョイスにはまっている可能性大です。そうならば、業務の生産性低下という悪影響が間違いなくあるはずです。
※(今回のコラムでは「当てはまる」場合がBADチョイス状態です。)

チェック1:融通の利かない仕組みによって、迅速な情報の入手が妨げられていませんか?
よくある事例がこれです。傾向を掴みたいのに、正確な処理が済まないと情報が入手できない。
例えば、案件ごと、部門ごとなどの収支の傾向を見たいのに、間接部門の経費などが計上されてからでないと、おおよその収支もみることができない、あるいは、人件費が残業代を含めて正確に計算された後でないと、概算の原価も集計できない。
このような状況では、情報が上がってくのが遅すぎるために、迅速な対処が必要な事態に気付くのが遅れ、対処が遅れるばかりか対処不能にもなりかねません。融通が利かない人には困らされるものですが、融通が利かいないICTにも、やはり、同じように困らされるものです。

正確さより迅速さが重要なケースはよくあるはずです。この例のような状態は、迅速さが重要なのに、正確であることが前提になり、迅速さを妨げるBADチョイスの状態です。一度、点検してみましょう。

チェック2:色々な所から集めてこないと欲しい情報が手に入らないような仕組みになっていませんか?
これもよくある事例です。多くの場合、経営層やマネジメント層が求めるのは、全社の状況を俯瞰するための情報です。受注、売上、仕入、外注、製造原価、在庫等様々な業務での情報が必要となります。
これらの情報を、報告担当者が、印刷された帳票から拾ったり、検索条件を入力して表示された画面から拾ったりしてExcelにまとめるなどということを、いくつもの帳票や画面を相手にして行っているとしたら…。

これでは、時間がかかって当たり前です。このような手順になっているなら、迅速な情報入手を妨げるBADチョイスの状態です。こちらも、点検してみましょう。

チェック3:評価に影響する情報が含まれるなどの理由から、情報が「加工」されていませんか?
これは、意外に気付いていないことが多い事例です。例えば、受注生産している一点物の製品のおおよその原価を、純粋に知りたかっただけというケース。
時折、見積ミスや製造上の作業ミスなどから赤字になることがあり、現場サイドでは、その事実を知られるのを嫌い、密かに、他の製品との間で材料費や作業費などを調整して、その事実に気付かれないようにしたりします。

この例では、現場は、原価が赤字の場合の評価に疑心暗鬼になり、このような事態となっていたのです。報告する側が評価に繋がり得る情報が含まれていると感じると、このような事態となり、実態を反映した情報の入手を阻むBADチョイスの状態となってしまいます。
このような状態になっていることには、気付いてないことが多いので、意識して点検しないと、見つけることができません。

如何でしょう。皆様の組織が、ここに挙げたBADチョイスに一つでも該当するようなら改善を検討して下さい。

もちろん、情報の「正確さ」が重要な場合も多いので、迅速さが常に優先されるわけではありません。「正確さ」が重要なのか、「迅速さ」が重要なのかを見極めて、情報を生産することが大切なのです。
上記のチェックリストのような観点で定期的に点検していれば、組織の情報入手のタイミングや入手できる情報の内容に問題のある業務を発見できます。

以上、組織における情報の入手のタイミングや入手できる情報の内容、及び、それらが業務の生産性に与える影響を中心にお話ししました。ここに示したことについて、「ひょっとしたらうちの組織も…」と感じる方は、ぜひ、現状を点検してみてください。そして、点検の結果、問題が発見されたなら、改善に取り組んでください。

改善にあたっては、情報を必要とする目的を明確にすることが大事です。目的が明確になれば、「迅速さ」が重要なのか「正確さ」が重要なのかも自ずと決まり、また、必要な情報の内容も具体的にイメージしやすくなります。「チェック2」に該当するようなケースでは、AI-CRやRPAなどを活用することで改善できるかも知れませんね。

本コラムを参考に、生産性に悪影響のある業務を発見し、その業務を改善することで、みなさんが所属する組織の生産性向上を実現して頂ければ幸いです。