お役立ちコラム

電子契約・ワークフローの導入で脱ハンコを実現しよう

新型コロナウイルス感染拡大に伴う緊急事態宣言の発令を契機に、多くの企業や組織でテレワークの導入が行われました。Web会議などを利用した働き方に最初は不安や戸惑いを感じられた方も多かったようですが、いざ始まってみると「やってみたらできる!」という実感をもたれた方が大半だったのではないでしょうか。実際、緊急事態宣言解除後もテレワークを継続的に実施していこうとする企業が多いようです。 その一方で、「捺印のためだけに会社に出社しなければならない人が多数いる」ということがマスコミに取り上げられ、話題となりました。商習慣や社内規定上、どうしても捺印が必要となり、やむを得ず出社をしているということで、テレワーク推進の大きな壁になっているようです。 日本企業の商習慣として長きにわたって定着した「紙とハンコ」の文化ですが、多様化するワークスタイルの中では、業務の効率化を妨げる要因にもなりかねない状況にある、ということです。稟議・決裁や契約締結など、これまで紙とハンコによって運用されていたプロセスを、ITの活用によってデジタル化を推進することは、業務のスピート化やペーパーレス、コスト削減といった観点からも、今後ますます重要になっていくことでしょう。

 

 

本コラムでは、電子契約システムやワークフローなど、脱ハンコを実現するためのITツールについてご紹介を致します。

企業活動においてハンコの捺印が必要になる状況

企業活動において、ハンコの捺印が必要になる状況は大きく2つに分けられます。1つは社内の稟議・決裁プロセスにおいて申請や承認を行う時、そしてもう1つは社外の企業又は個人との間で契約を交わす時です。 一部の契約の締結を除いて、どちらの場合も法律的にはハンコの捺印がなくても契約自体が無効になるわけではありません。ご存知の方も多いと思いますが、契約行為自体は口頭での約束だけでも成立します※。 それではなぜ、社内の稟議・決裁プロセスや社外との契約締結時にハンコが求められるのかというと、多くの場合、商習慣とし成立しているから、ということではないでしょうか。稟議書類や契約書にハンコの捺印があるのとないのとではとちらが信頼されるかというと、圧倒的に捺印がある方というのが日本社会です。ハンコ文化は日本の長い歴史の中で定着しており、信頼を与えるものとして広く認知されているため、商習慣においても捺印が不可欠であるという認識が深く根付いているように思われます。 だとすると、承認行為や契約行為に信頼を与えるための仕組みとして当事者間で認知され、且つハンコの捺印よりも効率よくプロセスを回せるものが他にあるのであれば、そちらで置き換えることも十分可能、ということになります。それが、社内の稟議・決裁プロセスについてはワークフローシステムであり、対外的な契約行為に関しては電子契約システム、ということになります。 ※民事訴訟法においては、「紙に記載され、押印もしくは、署名された文書等(契約書等の文書、議事録等等)は、真正に成立すると推定される」と規定されており、書面と捺印による契約が法的に裏付けされています。

社内の稟議・決裁はワークフローシステムやグループウェアで

稟議は、会議を開くことなく文書の回覧だけで承認が得られることや関連部署への周知をスムーズに行えるといったメリットがある反面、複数人の捺印を得るために時間と労力がかかるというデメリットがあります。電子データで作成した申請書類をわざわざプリントアウトして捺印し、文書の回覧をスタートさせるも承認者が不在で回覧がストップ、急ぎで決裁が必要なため承認者を探し回らなければならない、といったことなどが頻繁に起こりますので、決して効率的な手続きとは言えません。また、「申請した」「承認した」という記録を残すことが目的であれば、その形式はハンコによる捺印である必要は必ずしもありません。 こういった稟議の手続きをITで効率的に行えるようにするのが、ワークフローシステムになります。ワークフローシステムでは、システム内の申請フォームで申請を行い、あらかじめ決められた承認ルートに従って承認依頼が届けられます。承認者がシステム上で承認処理を行うことで「誰が」「いつ」承認をしたのかの記録が残り、最終的に決裁が完了した申請データは自動的に社内のサーバやクラウド環境に保管されます。

 

 

ワークフローシステムによる稟議の手続きであれば、システムに接続できる環境があればいつでも処理を行うことが出来るため、テレワークであっても完結させることが可能です。紙とハンコによる稟議のように、承認者が捺印のためだけに出社しなければならないというこは無くなりますし、決裁後の書類を整理して保管するといった煩わしい手間もありません。 このように、ワークフローシステムの導入は社内業務における脱ハンコの選択肢として最有力となります。ワークフローシステムにはクラウドサービスとして提供されているものや、グループウェアの1機能として提供されてているものなど、様々な種類がありますので、社内のシステム環境や稟議の頻度、承認プロセスの複雑さなどに合わせて、システムの選択を行われると良いでしょう。

社外との契約締結には電子契約システムで

次に、社外の企業や個人との契約締結についてですが、書面とハンコの捺印による契約を置き換えるものとして、電子契約システムがあります。 電子契約システムでは、電子的に作成した契約書類をインターネット経由で契約先に送付し、契約当事者双方が電子的な署名を付与することによって契約を締結します。書面による契約とは異なり、電子契約ではWeb上で契約締結が完結する形となります。 電子契約システムでは、契約書類へのハンコの捺印に代わり、電子文書に「電子署名」と「タイムスタンプ」を付与することで契約への双方の合意を証明します。「電子署名」が捺印の代わりとなりますが、認証局より発行された電子証明書が添付されることで、署名者を証明する形となります。また、「タイムスタンプ」はいつ電子署名されたかを時刻により記録するとともに、それ以降、契約書の改ざんが行われていないことの証明にも用いられます。 電子契約は、法的にも効力を持ちます。以下の法律がその根拠になるものです。

  • 電子署名法(電子署名及び認証業務に関する法律)
  • IT書面一括法(書面の交付等に関する情報通信の技術の利用のための関係法律の整備に関する法律)
  • 電子帳簿保存法(電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律)
  • e文書法(民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律)

電子署名法で、直筆の署名や捺印などに替わるものとして電子署名の効力が認められています。また、IT書面一括法や電子帳簿保存法、e文書法により、契約書のメール/Webでの交付や電子データでの保存が認められています。 電子契約システムを利用すればテレワークであっても契約を行うことが出来るため、契約締結までのスピードが上がります。また、契約書から印紙を排除することが出来ることから、コスト削減の効果も見込まれます。加えて、これまで紙の契約書の場合に必要であった印刷、製本、捺印、封入、郵送、保管などの作業を無くすことが出来るので、業務の効率化にもつながります。 電子契約システムは、クラウドサービスとして提供されているものが多くあります。費用やセキュリティ、契約書のテンプレートの有無などの違いがありますので、各社のサービスの内容を詳しく確認をした上で選択されると良いでしょう。無料のトライアルプランを用意しているものもありますので、お試しで利用した上で自社での利用が可能かどうかを判断するのもおすすめです。 電子契約システムの導入を検討する際に注意が必要なのは、法律上、書面による契約しか認められていないものがある点です。例として、以下のような契約が挙げられます。システムの利用を開始する前に、電子契約システムによる取り扱いが可能な契約かどうかを必ず確認をするようにしてください。

  • 定期借地契約
  • 定期建物賃貸借契約
  • 投資信託契約の約款
  • 労働者派遣個別契約

まとめ

本コラムでは、脱ハンコを実現するITツールとして、ワークフローシステムと電子契約システムをご紹介しました。どちらのシステムも業務の効率化に大いに貢献するものであるため、まだ導入されていない企業にはぜひ、導入を検討いただきたいシステムです。電子契約システムについては、自社内で完結するものではなく、あくまでも契約先である相手方の同意を得る必要がありますので導入はそう単純な話ではありませんが、今回の緊急事態宣言によるテレワークの推進がきっかけとなり、脱ハンコの動きが加速する可能性がありますので、このタイミングで導入を検討されると良いと思います。