ICT活用企業紹介

マイナンバーの収集と保管について

アパレル会社 A社

すでに対応済の会社も多いと思いますが、マイナンバー対応事例をご紹介いたします。

 

【アパレルA社】

全社員数 約170名

本社スタッフ 約40名

店舗スタッフ 直営店が全国約30か所にあり、各店舗4名~6名 全国で約130名

 

【マイナンバー保管ツールの選択】

・セキュアなクラウド環境に保管できること。(個人のPCにデータを保存しない。)

・個人番号の記載が必要な書類に直接印字できること。(リストを作らない。人が転記しない。)

・個人番号が給与システムと別データベースに保管できていること。

 

給与計算に、P社の給与クラウドを利用しており、併せてマイナンバー保管ツールも

利用すると上記の条件を満たすことがわかり、追加費用も不要なため利用を決定。

給与システムとは別のID、パスワードが用意されており、マイナンバー管理ツールの利用者を

限定できることも良かった。

↓個人番号自動記載出力対応帳票

PCAmynumber

【マイナンバー収集について】

本社社員は対面で書類を受け取れるが、全国の店舗スタッフの個人番号収集方法について課題となる。

20代女性が多く、運転免許書orパスポート保持者が多くないと想定。

2016年1月市町村で写真付き個人番号カードの配布開始後、収集告知。

 

【店舗スタッフの個人番号収集】

個人番号収集ツールも検討したが、ツールの利用方法の説明やIDパスワード管理業務が増えるため、書面送付に決定

 

利用承諾書と個人名を記載した封筒を各店舗に配布。

以下の書類を個人別封筒に入れ封をし、店舗ごとに定期利用している宅配会社の特定信書便にて本社人事宛に返送。

・個人番号利用承諾書

・個人番号確認書類 下記A、Bいずれか

A写真付き個人番号カードのコピー(表裏)

B通知カードのコピー&免許証、パスポートなど顔写真付き証明書

(宅配会社の特定信書便利用の理由は、店長が提出状況を確認できて個人毎の郵送より安価)

 

【本社スタッフの個人番号収集】 

以下の書類を人事担当者に手渡し

・個人番号利用承諾書

・個人番号確認書類 下記A、Bいずれか

A写真付き個人番号カードのコピー(表裏)

B通知カードのコピー&免許証、パスポートなど顔写真付き証明書

・厚生年金第3号配偶者ありの場合 妻からの委任状

・扶養対象の妻・子供がいる場合、その個人番号記載書類

 

【人事担当者】

・社員から預かった確認書類は鍵のかかるロッカーに一時保存。

・PCAマイナンバー管理ツールに個人番号登録、確認書類もPDFにして保存

保存後、確認書類はシュレッダーにて削除

(管理ツールでは、退職時等、保管期間の7年後の日付を入力することでPDFの書類共に番号の自動削除が可能。)

 

収集・保管よりも不必要になった番号を誰が責任を持って削除するのかが課題であったが、日付を入力することで自動的に削除されるため、人事担当者が変わっても安心して運用できることが大きなメリットだと感じています。