ICT活用企業紹介

クラウドストレージサービス活用による情報の一元管理

介護サービス業 Z社

導入の背景

介護サービスの内容や入所者の様子を全て紙などで管理され非効率な状況が課題

介護サービスでは、入所者はもちろんのこと家族の希望に寄り添ったサービスを提供すること、また、起床・就寝、食事、入浴、レクリエーション等、施設の決めた日課に沿って集団生活の中でできる限り自立支援を促すことが求められます。そのためには、介護の内容や入所者の様子などをつねに把握し24時間、365日あんしんと安全を提供することが大切です。

tel1

Z社様では、スタッフが介護日報をファクスし文書を電子化することで関係者と情報を共有を図ってきました。特に入所者の病歴や受診記録などの文書も文書を電子化しパソコンに保存することで関係者がいつでも確認できるようにしていました。

入所者が医療機関やかかりつけ医に受診した際の情報をスタッフなどからメールで送ってもらうこともありました。このような状況のもと、入所者や施設が増えにつれこれら情報の管理が煩雑になり書類を探すのに手間取ったりと非効率な状況が発生していました。

 

クラウドストレージサービスの導入により

Z社様は、情報の一元化にクラウドストレージサービスを導入、同時にタブレットを活用した環境も組み合わせることでさらなる効率化を実現。

介護の現場では、立ち仕事が多いことや刻一刻と状況を記録していくことが求められるためキーボードによる入力より、簡単に記録していけるツールがないか検討しているところでした。今回クラウドストレージサービスを導入し情報を一元化するのだから、入力する端末も機動性がよくバッテリーも長時間使える端末にしたいというスタッフからの要望を受け、クラウドストレージサービスとタブレットを導入されました。

クラウドストレージサービスの導入により、初期投資と運用管理が最小限におさえられることができました。

特に導入時の立ち上げの速さとその後の維持、運用にかかる本来業務以外の時間を軽減できたことが最大のメリットになります。

 

tel2

 

今では、スタッフからの報告などをクラウドストレージサービスに格納し、施設長はタブレット からアクセスして内容を確認できるようになりました。

Z社様では、入所者の情報、計画や実績、介護報酬に関する情報、スタッフの介護日報など、把握しておくべき情報が多く発生します。「クラウドストレージサービスを導入する前は、情報を確認するためにどこかひとつの施設に留まっていなければならないことがよくありました。今ではどこにいてもタブレットから内容を見ることができます。医療機関から渡された書類なども、その施設でスキャンしてクラウドストレージサービスに入れてもらえば簡単に確認できます。

 

導入の効果

介護報告をいつでも確認できる仕組みを構築、提携医療機関との情報共有も可能

Z社様では、クラウドストレージサービス上にフォルダーを設け、入所者の診療情報や預かり金の使用状況、請求に関する情報、介護日報、勤務シフト表などを格納しています。手書きの文書も、複合機でスキャンして自動的に電子文書にして共有ディスクに保存し、その文書を電子文書ツール上でドラッグ&ドロップするだけでクラウドストレージサービスにアップロードできます。一連の操作は、パソコンを触ったことのないスタッフでも一度説明すれば簡単にできるようになると言います。

介護施設では、入所者の状態の変化など、緊急に対応しなければならない事態が少なくありません。救急搬送が必要かなど、判断が難しいこともしばしばです。最悪の場合は訴訟というケースもあり得るので、適切な判断ができるように情報をつねに把握しておくことが重要です。今回のクラウドストレージサービスとタブレットによってそれが効率化できたことは大きな意味があります。

 

tel3

 

情報共有の効率化は、請求などの事務の効率化にも役立ちます。また、スタッフの事務作業の手間が減ればそれだけ入所者への介護に力を入れられるようになり、サービスの向上につながります。新しく入所した人の情報や、入所者の病状など、施設のスタッフ全員に知っておいて欲しい情報を入れておくのにも便利です。管理者だけが必要とする情報は、アクセス権を設定して閲覧できないようにしています。

Z社様と提携している医療機関とはセキュアな専用フォルダを使って、入所者の情報(血圧、脈拍、体温)を共有することでさらなる効率が図れています。

 

 

tel4

 

タブレット活用で事務作業の効率化することで 介護サービスを充実を実現

入所者の健康状態、既往歴、薬の処方歴などの情報を電子文書化してクラウドストレージサービスに保存する取り組みも進めています。医療機関での受診時にタブレットを活用されており、「入所者を医療機関に連れていく場合に、どのスタッフが付き添っていくかわからないため情報をタブレットで確認できるようにすることで、情報を的確に伝えられ医療機関も適切な判断ができるようになります。そのほか、タブレットの特徴でもあるカメラを使って、入所者の様子を写真にとって、入所者の方はもちろん家族の方たちと一緒に見ることも考えられます。」

 

tel5

 

タブレットは情報入力ツールとしても活用することが可能で「入所者の健康状態を、ノートに手書きしてそれを入力し直していましたが、タブレットを活用することで入力手間が省けます。スタッフの手間が減れば、それだけ入所者の方と話をしたり一緒にいたりする時間が増えます。事務的な作業をできるだけ効率化して、入所者への介護サービスを充実させることこそが介護サービスの目的だと思っています。