ICT活用実践企業紹介

ホームページの自社運用で運用コストを大幅削減

保育園C

神奈川県にある保育園Cは、数年前にホームページを開設していたが、Webに関する専門知識を持った人材がいないため、更新作業をすべて制作会社に依頼していた。

入園希望者からの問い合わせが殺到

昨今、待機児童についていろいろな問題を見聞きする機会が多いが、保育園Cも例にもれず、空き情報をホームページに掲載するとその当日に数十件の問い合わせがあるという状況が続いている。

当時の制作会社への修正依頼の流れを下記に示す。
欠員が出る→制作会社にメールで空き情報の掲載依頼→数日以内にテストサイトを修正→内容確認→ホームページに掲載→入園児が決定→掲載削除の依頼→数日以内に掲載削除(契約では2営業日以内に対応)
このように一人の欠員で複数回のメールのやり取りが発生し、反映までに時間がかかることから、従業員の負担は大きかった。
また、多忙により削除依頼を忘れたり、依頼が週末にかかったときは、それまでの間、電話の応対でほかの業務が手につかないような状態が続いていた。
当然ながら、更新のたびに作業料として一万円を超える費用が発生しており、年間の運用費用も馬鹿にはならない状況であった。

自社で運用できる方法を検討

現在の状況では従業員の負担も大きく、都度費用がかかるため、なんとか自社でホームページの更新ができないかと考え、知り合いの経営者の紹介で専門家に相談し、アドバイスを貰った。
現在は、専門的な知識は必要なく、従業員が簡単に更新できる仕組みがあることを知り、ホームページリニューアルの検討をはじめた。しかしながら簡単に更新できるという説明は聞いたが、パソコンに精通した従業員がいなかったため、実際に更新作業ができるのかどうかの不安が残った。

体験操作で不安を解消

そこで、制作会社にデモ環境で更新作業を体験することができないかを相談し、環境を準備してもらうことになった。
実際にデモ環境で操作をしてみると、想像以上に簡単に更新作業ができることがわかり、これなら問題ないと判断し、本格的にリニューアルへの取り組みを開始した。

サイト内容の見直し

旧ホームページは情報も多く、決して訪問者が見やすい状態ではなかったため、サイト構成や掲載内容もすべて見直し、シンプルな内容に変更を行った。
デザインも一新し、スマートフォンへの対応も行った。

リニューアル後の効果

約2ヶ月後にリニューアルが完了し、新しいホームページを公開した。
公開前には制作会社より更新操作マニュアルが提供され、説明会も開催してもらったことで、更新作業への不安は払拭された。
現在は、空き情報の掲載・削除、保護者へのお知らせ、求人募集案内などの更新作業はすべて従業員が行っている。ホームページへの反映は即時対応が可能なため、無駄な電話対応も少なくなっている。
コストについては、初期の制作費用は発生したが、制作会社に依頼していた運用費用がほぼ0円になり、(ドメイン、レンタルサーバー費用は除く)2年ほどで回収できる見込みとなった。
それ以上に、手間のかかる制作会社とのやり取りはなくなり、電話対応などの従業員への負担が軽くなったことで、リニューアルの目的は達成できたと効果を実感している。

保育園C

“桑原篤史”桒原 篤史(くわばら あつし)

アイバーグ 代表

http://www.aiberg.net/

印刷・サイン業界で約15年、企業ブランドイメージ構築支援、店舗販促支援などの企画営業を経験し、2009年にWeb制作事務所開設し独立。東京都と福島県を拠点にWebコンサルタントとして中小企業を中心にIT導入からWebサイトの企画、構築、運営まで一貫して支援を行っています。

2013年ITコーディネータ認定(認定番号0103672012C)

ICT活用実践企業紹介の
トップへ

ページの先頭へ